PFRON: Kogo wliczać, a kogo nie? Obowiązek wpłat bez pomyłek

Jako Jędrzej Jabłoński, doskonale rozumiem, jak kluczowe jest dla pracodawców, specjalistów ds. kadr i płac oraz księgowych precyzyjne zrozumienie zasad rozliczeń z Państwowym Funduszem Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych (PFRON). Ten artykuł ma za zadanie dostarczyć Państwu kompleksowych i wiarygodnych informacji na temat prawidłowego wliczania pracowników do stanu zatrudnienia, co jest fundamentem do ustalenia obowiązku wpłat na PFRON oraz poprawnego obliczania wskaźników zatrudnienia osób niepełnosprawnych.

Przeczytaj również: Koszty zatrudnienia pracownika 2026: Ile naprawdę zapłacisz?

Kogo wliczać do stanu zatrudnienia PFRON? Kluczowe zasady dla każdego pracodawcy

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, obowiązek dokonywania miesięcznych wpłat na PFRON dotyczy pracodawców, którzy zatrudniają co najmniej 25 pracowników w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy, a jednocześnie wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych w ich firmie jest niższy niż 6%. W przypadku państwowych i samorządowych jednostek organizacyjnych, instytucji kultury oraz państwowych i samorządowych szkół i placówek oświatowych, ten wskaźnik wynosi 2%. Przekroczenie progu 25 EPC jest zatem pierwszym i fundamentalnym kryterium, które determinuje powstanie obowiązku PFRON.

Kluczowe dla prawidłowych obliczeń jest zrozumienie, kogo należy traktować jako "pracownika" na potrzeby PFRON. Ustawa o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych odwołuje się w tej kwestii do art. 2 Kodeksu pracy. Oznacza to, że do stanu zatrudnienia wliczamy wyłącznie osoby zatrudnione na podstawie: umowy o pracę, powołania, wyboru, mianowania lub spółdzielczej umowy o pracę. Jest to absolutna podstawa, której nie wolno pomijać.

W obliczeniach PFRON nie liczy się po prostu liczby osób, ale ich wymiar czasu pracy przeliczony na pełne etaty (EPC ekwiwalent czasu pracy). Aby prawidłowo to zrobić, należy zsumować wymiary czasu pracy wszystkich pracowników. Przykładowo, jeśli zatrudniamy dwóch pracowników na pół etatu, w przeliczeniu na pełne etaty daje nam to jednego EPC (0,5 etatu + 0,5 etatu = 1 etat). Pracownik zatrudniony na pełny etat to 1 EPC, natomiast osoba na 3/4 etatu to 0,75 EPC. To precyzyjne przeliczanie jest niezbędne do ustalenia, czy przekraczamy próg 25 EPC.

Kogo nie wliczać do stanu zatrudnienia PFRON? Lista kluczowych wyłączeń

Znajomość kategorii osób, których nie wlicza się do stanu zatrudnienia na potrzeby PFRON, jest równie ważna jak wiedza o tym, kogo wliczać. Błędy w tym zakresie mogą prowadzić do nieprawidłowych obliczeń i w konsekwencji do błędnych wpłat. Art. 21 ust. 5 ustawy o rehabilitacji zawodowej i społecznej oraz zatrudnianiu osób niepełnosprawnych jasno precyzuje te wyłączenia.

• Osoby zatrudnione na podstawie umowy o pracę w celu przygotowania zawodowego.
• Pracownicy przebywający na urlopach wychowawczych.
• Osoby nieświadczące pracy w związku z odbywaniem służby wojskowej lub służby zastępczej.
• Uczestnicy Ochotniczych Hufców Pracy.
• Osoby nieświadczące pracy w związku z pobieraniem zasiłku macierzyńskiego, zasiłku w wysokości zasiłku macierzyńskiego lub świadczenia rodzicielskiego.
• Pracownicy przebywający na urlopach bezpłatnych, których obowiązek udzielenia regulują odrębne ustawy.
• Cudzoziemcy niebędący obywatelami polskimi, zatrudnieni w przedstawicielstwach dyplomatycznych i urzędach konsularnych, misjach, misjach specjalnych i przedstawicielstwach przy organizacjach międzynarodowych.
• Nawet osoby niepełnosprawne, jeśli przebywają na urlopach bezpłatnych, również nie są wliczane do stanu zatrudnienia na potrzeby PFRON.

Umowy cywilnoprawne a PFRON: czy mają wpływ na stan zatrudnienia?

To jedno z najczęstszych pytań i zarazem źródeł błędów. Chciałbym to bardzo jasno podkreślić: osoby zatrudnione na podstawie umów cywilnoprawnych, takich jak umowa zlecenie, umowa o dzieło czy umowa agencyjna, nie są wliczane do stanu zatrudnienia na potrzeby PFRON. Jak już wspomniałem, liczą się wyłącznie pracownicy w rozumieniu Kodeksu pracy. Umowy cywilnoprawne, z definicji, nie tworzą stosunku pracy, a zatem osoby na nich zatrudnione nie są pracownikami w sensie prawnym, wymaganym przez przepisy PFRON.

Podobnie sytuacja wygląda z kontraktami menedżerskimi. Zazwyczaj kontrakt menedżerski jest formą umowy cywilnoprawnej, co oznacza, że osoba na nim zatrudniona nie jest wliczana do stanu zatrudnienia na potrzeby PFRON. Wyjątkiem byłaby sytuacja, w której taki kontrakt, pomimo swojej nazwy, w rzeczywistości spełniałby wszystkie cechy stosunku pracy określone w Kodeksie pracy (np. podporządkowanie, określone miejsce i czas pracy, wynagrodzenie). W praktyce jednak, w większości przypadków, kontrakt menedżerski nie ma wpływu na stan zatrudnienia do PFRON. Kluczowe jest zawsze rozróżnienie statusu prawnego zatrudnienia.

Jak krok po kroku obliczyć przeciętny stan zatrudnienia do PFRON?

Prawidłowe obliczenie przeciętnego stanu zatrudnienia w danym miesiącu jest fundamentalne. Standardowa metoda polega na zsumowaniu liczby pracowników zatrudnionych w przeliczeniu na pełny wymiar czasu pracy (EPC) w każdym dniu roboczym miesiąca, a następnie podzieleniu tej sumy przez liczbę dni roboczych w danym miesiącu. W praktyce, dla uproszczenia, często stosuje się również metodę uproszczoną (średnią arytmetyczną ze stanów dziennych w miesiącu) lub metodę średniej chronologicznej, jednak ta pierwsza jest najczęściej rekomendowana i najbardziej precyzyjna.

Aby ustalić stan zatrudnienia w poszczególnych dniach miesiąca, należy uwzględnić wszystkie zmiany kadrowe. Każdego dnia roboczego sumujemy wymiary etatów wszystkich pracowników, pamiętając o przeliczeniu niepełnych etatów na EPC. Jeśli pracownik został zatrudniony w trakcie miesiąca, wliczamy go od dnia zatrudnienia. Jeśli został zwolniony, przestajemy go wliczać od dnia następującego po dniu rozwiązania umowy. Pamiętajmy również o wyłączeniach, o których mówiłem wcześniej osoby na urlopach wychowawczych czy bezpłatnych nie są wliczane do codziennego stanu zatrudnienia.

Przyjmijmy prosty przykład dla firmy w styczniu 2024 roku (22 dni robocze):

1. Od 1 do 10 stycznia: 20 pracowników na pełny etat (20 EPC) + 4 pracowników na pół etatu (2 EPC) = 22 EPC.
2. 11 stycznia: Zatrudniono 2 pracowników na pełny etat. Stan: 22 EPC + 2 EPC = 24 EPC.
3. 15 stycznia: Pracownik na pełny etat poszedł na urlop wychowawczy. Stan: 24 EPC - 1 EPC = 23 EPC.
4. 20 stycznia: Zatrudniono 2 pracowników na 3/4 etatu. Stan: 23 EPC + 1,5 EPC (2 x 0,75) = 24,5 EPC.

Sumujemy dzienne stany zatrudnienia (np. (10 dni x 22 EPC) + (4 dni x 24 EPC) + (5 dni x 23 EPC) + (3 dni x 24,5 EPC)) i dzielimy przez liczbę dni roboczych (22). Wynik to przeciętny stan zatrudnienia w EPC dla danego miesiąca. Jeśli wynik przekroczy 25, powstaje obowiązek PFRON.

Zatrudnianie osób z niepełnosprawnością: wpływ na obowiązki PFRON

Pracownicy z niepełnosprawnością są wliczani do ogólnego stanu zatrudnienia firmy na dokładnie takich samych zasadach, jak pozostali pracownicy liczy się ich wymiar czasu pracy przeliczony na pełne etaty. Jednak ich obecność ma kluczowe znaczenie dla wskaźnika zatrudnienia osób niepełnosprawnych, który jest drugim filarem decydującym o obowiązku wpłat na PFRON.

Wskaźnik zatrudnienia osób niepełnosprawnych (6% lub 2% dla jednostek publicznych) jest wyliczany jako stosunek liczby pracowników niepełnosprawnych (również w przeliczeniu na EPC) do ogólnego stanu zatrudnienia firmy (EPC). Jeśli firma osiągnie lub przekroczy ten wskaźnik, może to znacznie zredukować lub całkowicie wyeliminować konieczność dokonywania wpłat na PFRON. Warto również wspomnieć, że status zakładu pracy chronionej (ZPChr) zwalnia z wpłat na PFRON, pod warunkiem spełnienia określonych wskaźników zatrudnienia osób niepełnosprawnych oraz innych wymogów ustawowych. Jest to potężne narzędzie wspierające zatrudnianie osób z niepełnosprawnościami.

Nawet pracownika z niepełnosprawnością nie wlicza się do stanu zatrudnienia na potrzeby PFRON w tych samych sytuacjach, co pracownika pełnosprawnego. Przykładowo, jeśli pracownik z orzeczeniem o niepełnosprawności przebywa na urlopie bezpłatnym, którego obowiązek udzielenia regulują odrębne ustawy, nie jest on wliczany do stanu zatrudnienia, ani do ogólnej liczby EPC, ani do liczby EPC osób niepełnosprawnych. Zawsze musimy pamiętać o liście wyłączeń, niezależnie od statusu pracownika.

Unikaj błędów: najczęstsze pomyłki w rozliczeniach PFRON

Błędy w rozliczeniach z PFRON mogą mieć poważne konsekwencje finansowe dla pracodawcy, włącznie z koniecznością dopłacenia zaległych wpłat wraz z odsetkami. Z mojego doświadczenia wynika, że niektóre pomyłki powtarzają się nagminnie. Oto najczęstsze z nich i wskazówki, jak ich unikać:

• Błędne traktowanie umów cywilnoprawnych: Wielu pracodawców wlicza osoby zatrudnione na umowę zlecenie lub o dzieło do stanu zatrudnienia PFRON. To jest błąd. Pamiętajmy, że liczą się wyłącznie pracownicy w rozumieniu Kodeksu pracy. Zawsze weryfikujmy podstawę prawną zatrudnienia.
• Niewłaściwe przeliczanie EPC (ekwiwalentu czasu pracy): Nieprecyzyjne zaokrąglanie lub błędne sumowanie wymiarów etatów to częsty problem. Należy sumować wymiary czasu pracy z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku (np. 0,75 etatu) i dopiero na końcu, jeśli przepisy na to pozwalają, zaokrąglać końcowy wynik przeciętnego stanu zatrudnienia do liczby całkowitej (zawsze w górę, jeśli część ułamkowa jest równa lub większa niż 0,5).
• Pominięcie ustawowych wyłączeń z listy pracowników: Zapominanie o odjęciu z ogólnego stanu zatrudnienia osób przebywających na urlopach wychowawczych, urlopach bezpłatnych (regulowanych odrębnymi ustawami) czy pobierających zasiłek macierzyński. To prowadzi do zawyżenia stanu zatrudnienia i ryzyka niepotrzebnych wpłat. Zawsze weryfikuj listę wyłączeń z art. 21 ust. 5 ustawy o rehabilitacji.
• Błędne liczenie dni roboczych: Przy obliczaniu przeciętnego stanu zatrudnienia metodą sumowania stanów dziennych i dzielenia przez liczbę dni roboczych, należy pamiętać o prawidłowym ustaleniu liczby dni roboczych w danym miesiącu, uwzględniając święta i dni wolne od pracy.
• Niewłaściwe ustalanie stopnia niepełnosprawności: Czasem zdarza się, że pracodawcy błędnie kwalifikują stopień niepełnosprawności pracownika, co ma wpływ na ulgi we wpłatach. Zawsze należy opierać się na aktualnym orzeczeniu o niepełnosprawności.