Jak zatrudnić Kazacha w Polsce? Krok po kroku dla pracodawcy

Zatrudnienie pracownika z Kazachstanu w Polsce to proces, który dla wielu przedsiębiorców może wydawać się skomplikowany. Właśnie dlatego przygotowałem ten kompleksowy przewodnik, który krok po kroku przeprowadzi Cię przez wszystkie niezbędne formalności, od znalezienia kandydata, przez legalizację pobytu i pracy, aż po obowiązki, jakie spoczywają na Tobie jako pracodawcy. Moim celem jest dostarczenie Ci praktycznej wiedzy, która pozwoli Ci sprawnie i zgodnie z prawem zatrudnić obywatela Kazachstanu, minimalizując ryzyko błędów i opóźnień.

Potencjał kazachskiego rynku pracy: jakie korzyści przynosi polskim przedsiębiorcom?

W ostatnich latach obserwuję rosnące zainteresowanie polskiego biznesu pracownikami z Kazachstanu. Nie jest to zaskoczenie, biorąc pod uwagę utrzymujące się braki kadrowe w wielu sektorach naszej gospodarki. Obywatele Kazachstanu często wyróżniają się solidnością i zaangażowaniem, co czyni ich cennymi kandydatami, zwłaszcza w branżach takich jak budownictwo, transport, logistyka czy produkcja. Statystyki potwierdzają ten trend w 2023 roku wydano ponad 12 tysięcy zezwoleń na pracę dla obywateli Kazachstanu, co stanowi wyraźny wzrost i świadczy o tym, że polscy przedsiębiorcy coraz chętniej sięgają po ten zasób.

Różnice kluczowe: dlaczego procedura zatrudnienia Kazacha różni się od zatrudnienia Ukraińca?

Z mojego doświadczenia wynika, że wielu pracodawców myli procedury zatrudniania obywateli Kazachstanu z tymi, które obowiązują dla obywateli Ukrainy, Białorusi czy Mołdawii. Muszę jasno podkreślić, że w przypadku Kazachów nie ma mowy o uproszczeniach, takich jak zatrudnienie na podstawie oświadczenia o powierzeniu wykonywania pracy cudzoziemcowi. Obywatele Kazachstanu muszą przejść pełną procedurę legalizacji pobytu i pracy, co oznacza konieczność uzyskania zezwolenia na pracę lub jednolitego zezwolenia na pobyt i pracę. To kluczowa różnica, o której należy pamiętać od samego początku planowania zatrudnienia.

Jak legalnie zatrudnić obywatela Kazachstanu w Polsce?

Przedsiębiorcy mają do wyboru dwie główne ścieżki legalizacji zatrudnienia obywatela Kazachstanu. Wybór tej właściwej zależy przede wszystkim od tego, czy kandydat przebywa już w Polsce, czy też jest jeszcze w swoim kraju.

Ścieżka 1: Zezwolenie na pracę typu A, gdy kandydat jest jeszcze w Kazachstanie

Jest to najczęstsza ścieżka, gdy potencjalny pracownik przebywa poza granicami Polski.

1. Złożenie wniosku przez pracodawcę: Jako pracodawca składasz wniosek o wydanie zezwolenia na pracę typu A do wojewody właściwego ze względu na siedzibę Twojej firmy.
2. Test rynku pracy: W większości przypadków konieczne będzie przeprowadzenie tzw. testu rynku pracy, czyli uzyskanie informacji starosty o braku możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych na lokalnym rynku. Omówię to szczegółowo w kolejnej sekcji.
3. Oczekiwanie na decyzję: Po złożeniu kompletnego wniosku, czekasz na decyzję wojewody. Czas oczekiwania może się różnić w zależności od urzędu i obłożenia sprawami.
4. Wiza krajowa typu D: Po uzyskaniu pozytywnej decyzji i odebraniu zezwolenia na pracę, przesyłasz je kandydatowi do Kazachstanu. Na jego podstawie obywatel Kazachstanu musi ubiegać się o wizę krajową typu D w polskim konsulacie w Kazachstanie. Ta wiza uprawnia go do wjazdu i pracy w Polsce.
5. Maksymalny czas ważności: Zezwolenie na pracę typu A jest wydawane na czas określony, maksymalnie na 3 lata.

Ścieżka 2: Jednolite zezwolenie na pobyt i pracę dla kandydata przebywającego już w Polsce

Ta opcja jest dogodna, jeśli cudzoziemiec już legalnie przebywa w Polsce, na przykład na podstawie wizy turystycznej lub innej.

1. Złożenie wniosku przez cudzoziemca: W tym przypadku to obywatel Kazachstanu, przebywający już w Polsce, składa wniosek o jednolite zezwolenie na pobyt czasowy i pracę do wojewody właściwego ze względu na jego miejsce zamieszkania.
2. Połączenie kwestii: Procedura ta łączy w sobie legalizację pobytu i pracy, co jest jej dużą zaletą.
3. Test rynku pracy: Podobnie jak w przypadku zezwolenia na pracę typu A, również tutaj zazwyczaj wymagana jest informacja starosty, chyba że zachodzą przesłanki do zwolnienia z tego obowiązku (np. zawód deficytowy).
4. Karta pobytu: Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku, cudzoziemiec otrzymuje kartę pobytu, która jest dokumentem potwierdzającym jego legalny pobyt i uprawnienie do pracy w Polsce.

Którą procedurę wybrać? Porównanie i rekomendacje dla pracodawcy

Wybór odpowiedniej ścieżki zależy od sytuacji kandydata. Jeśli pracownik jest jeszcze w Kazachstanie i nie posiada żadnego tytułu pobytowego w Polsce, zezwolenie na pracę typu A jest jedynym rozwiązaniem. To Ty, jako pracodawca, inicjujesz proces. Jeśli natomiast kandydat przebywa już legalnie w Polsce, np. na podstawie wizy, i chce podjąć u Ciebie pracę, jednolite zezwolenie na pobyt i pracę jest często wygodniejszą opcją, ponieważ załatwia od razu kwestie pobytowe i pracownicze. Pamiętaj, że w obu przypadkach kluczowa jest precyzja w kompletowaniu dokumentów i cierpliwość, gdyż procedury urzędowe bywają czasochłonne.

Test rynku pracy: co to jest i kiedy jest potrzebny?

Test rynku pracy to jeden z elementów, który budzi najwięcej pytań wśród pracodawców. Postaram się go wyjaśnić w sposób przystępny.

Czym jest informacja starosty i dlaczego jest tak ważna?

Informacja starosty, potocznie nazywana "testem rynku pracy", to dokument wydawany przez Powiatowy Urząd Pracy (PUP). Potwierdza on, że na lokalnym rynku pracy nie ma bezrobotnych lub poszukujących pracy obywateli polskich lub innych uprawnionych cudzoziemców, którzy spełnialiby wymagania na stanowisko, które chcesz powierzyć obywatelowi Kazachstanu. Jest to warunek konieczny do uzyskania zezwolenia na pracę lub jednolitego zezwolenia na pobyt i pracę w wielu przypadkach. Bez tej informacji wniosek zostanie odrzucony.

Jak w praktyce uzyskać ten dokument? Instrukcja dla pracodawcy

Uzyskanie informacji starosty wymaga podjęcia kilku kroków:

1. Zgłoszenie oferty pracy: Jako pracodawca musisz zgłosić ofertę pracy do Powiatowego Urzędu Pracy właściwego dla miejsca wykonywania pracy przez cudzoziemca. Oferta musi precyzyjnie określać wymagania na stanowisko.
2. Okres oczekiwania: PUP ma określony czas na znalezienie odpowiedniego kandydata spośród zarejestrowanych bezrobotnych lub poszukujących pracy. Zazwyczaj jest to 14 dni od daty zgłoszenia oferty, jeśli oferta dotyczy pracy, której wykonywanie nie wymaga szczególnych kwalifikacji, lub 21 dni w pozostałych przypadkach.
3. Wydanie informacji: Jeśli po upływie tego czasu PUP nie znajdzie odpowiedniego kandydata, wyda Ci informację starosty, która stwierdza brak możliwości zaspokojenia potrzeb kadrowych na lokalnym rynku pracy.

Kiedy można pominąć test rynku pracy? Lista zawodów deficytowych i wyjątków

Na szczęście istnieją sytuacje, w których test rynku pracy nie jest wymagany. To znaczne ułatwienie dla pracodawców. Informacja starosty nie jest potrzebna, gdy:

• Stanowisko, na które chcesz zatrudnić cudzoziemca, znajduje się na liście zawodów deficytowych. Listy te są publikowane w rozporządzeniach wojewodów i aktualizowane co roku. Warto zawsze sprawdzić aktualne listy dla swojego województwa.
• Cudzoziemiec jest zwolniony z obowiązku posiadania zezwolenia na pracę na podstawie odrębnych przepisów (np. absolwenci polskich uczelni).
• Cudzoziemiec jest obywatelem kraju objętego uproszczoną procedurą (co, jak już wspomniałem, nie dotyczy Kazachstanu, ale warto mieć na uwadze ogólne zasady).
• Pracodawca ubiega się o przedłużenie zezwolenia na pracę dla tego samego cudzoziemca na tym samym stanowisku.

Niezbędne dokumenty i koszty: kompleksowa lista dla pracodawcy

Przygotowanie kompletnego wniosku to podstawa sukcesu. Z mojego doświadczenia wiem, że braki formalne to najczęstsza przyczyna opóźnień.

Niezbędne dokumenty do wniosku o zezwolenie na pracę

Oto lista dokumentów, które jako pracodawca musisz przygotować do wniosku o wydanie zezwolenia na pracę lub jednolitego zezwolenia na pobyt i pracę:

• Wypełniony wniosek o wydanie zezwolenia na pracę (lub wniosek o pobyt czasowy i pracę w zależności od ścieżki).
• Informacja starosty o lokalnym rynku pracy (jeśli jest wymagana i została uzyskana).
• Kopia paszportu cudzoziemca wszystkie zapisane strony, które zawierają dane osobowe, zdjęcia, pieczęcie i wizy.
• Dowód wpłaty opłaty skarbowej zazwyczaj 100 zł za zezwolenie na pracę.
• Dokumenty potwierdzające status prawny firmy aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) lub zaświadczenie o wpisie do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej (CEIDG).
• Oświadczenie o niekaralności pracodawcy to ważny element, który potwierdza, że nie byłeś karany za przestępstwa związane z zatrudnianiem cudzoziemców.
• Kopia umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej z proponowanymi warunkami zatrudnienia. Musi ona odzwierciedlać warunki, na jakich cudzoziemiec będzie pracował, w tym wynagrodzenie, które nie może być niższe niż wynagrodzenie pracowników wykonujących pracę porównywalnego rodzaju lub na porównywalnym stanowisku.
• W przypadku spółek z o.o. w organizacji umowa spółki.

Jak prawidłowo wypełnić wniosek i uniknąć błędów formalnych?

Precyzja to słowo klucz. Każdy błąd, każda brakująca informacja może skutkować wezwaniem do uzupełnienia braków, co wydłuży cały proces o tygodnie, a nawet miesiące. Zawsze wypełniaj wniosek czytelnie, najlepiej drukowanymi literami lub komputerowo. Sprawdź dwukrotnie wszystkie dane osobowe cudzoziemca i dane Twojej firmy. Upewnij się, że wszystkie załączniki są zgodne z listą wymaganych dokumentów i są aktualne. Jeśli masz wątpliwości, nie wahaj się skonsultować z prawnikiem specjalizującym się w prawie pracy cudzoziemców lub bezpośrednio z urzędem wojewódzkim.

Opłaty skarbowe i inne koszty: na co się przygotować?

Oprócz opłaty skarbowej za samo zezwolenie na pracę (wspomniane 100 zł), musisz liczyć się z innymi potencjalnymi kosztami. Mogą to być koszty tłumaczeń przysięgłych dokumentów (np. paszportu, jeśli urząd tego zażąda), a także opłaty konsularne za wydanie wizy w Kazachstanie (ponoszone przez pracownika, ale często pracodawcy decydują się je pokryć). Warto uwzględnić te wydatki w budżecie, aby uniknąć niespodzianek.

Rola pracownika z Kazachstanu w procesie legalizacji

Choć wiele formalności spoczywa na pracodawcy, obywatel Kazachstanu również ma swoje obowiązki i kroki do wykonania.

Uzyskanie wizy pracowniczej w polskim konsulacie: jak wygląda procedura?

Po tym, jak uzyskasz dla pracownika zezwolenie na pracę w Polsce, jego zadaniem jest uzyskanie wizy.

1. Kompletowanie dokumentów: Cudzoziemiec musi przygotować wymagane dokumenty, w tym: oryginał i kopię zezwolenia na pracę, ważny paszport, wypełniony formularz wizowy, zdjęcie biometryczne, dowód posiadania ubezpieczenia zdrowotnego (np. polisa turystyczna na okres do wjazdu do Polski), a także dowód posiadania środków finansowych na utrzymanie (choć wiza pracownicza często jest traktowana priorytetowo).
2. Umówienie wizyty w konsulacie: Należy umówić się na spotkanie w polskim konsulacie w Kazachstanie (np. w Astanie lub Ałmaty). Terminy bywają odległe, więc warto działać z wyprzedzeniem.
3. Rozmowa konsularna: Podczas wizyty cudzoziemiec składa dokumenty i może zostać poproszony o krótką rozmowę.
4. Oczekiwanie na wizę: Po pozytywnym rozpatrzeniu wniosku, wiza typu D (krajowa, uprawniająca do pracy) zostanie wklejona do paszportu.

Po przyjeździe do Polski: meldunek, PESEL i inne formalności

Po szczęśliwym przyjeździe do Polski, pracownik powinien dopełnić kilku ważnych formalności:

• Meldunek: Cudzoziemiec powinien zameldować się w miejscu swojego pobytu w Polsce.
• Numer PESEL: Należy złożyć wniosek o nadanie numeru PESEL. Jest to kluczowe do wielu czynności, np. zgłoszenia do ZUS czy otwarcia konta bankowego.
• Otworzenie konta bankowego: Umożliwi to wypłatę wynagrodzenia i ułatwi codzienne funkcjonowanie.

Obowiązki pracodawcy po zatrudnieniu

Proces legalizacji to jedno, ale po zatrudnieniu również masz szereg obowiązków, których niedopełnienie może skutkować poważnymi konsekwencjami.

Umowa w zrozumiałym języku: dlaczego to obowiązek i jak go spełnić?

Zgodnie z polskim prawem, umowa o pracę musi być zawarta w formie pisemnej. Co więcej, jeśli pracownik nie posługuje się językiem polskim w stopniu komunikatywnym, masz obowiązek przetłumaczyć umowę na język, który jest dla niego zrozumiały. Może to być język rosyjski, który jest powszechnie używany w Kazachstanie, lub kazachski. Zapewnienie tłumaczenia jest kluczowe dla legalności zatrudnienia i ochrony praw pracownika, który musi świadomie akceptować warunki pracy. Zawsze rekomenduję tłumaczenie przysięgłe, aby uniknąć wszelkich wątpliwości interpretacyjnych.

Zgłoszenie do ZUS w 7 dni: jak uniknąć kar?

To absolutna podstawa! Jako pracodawca masz obowiązek zgłosić pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych w ZUS w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia pracy wskazanej w umowie. Niedotrzymanie tego terminu może skutkować nałożeniem na Ciebie wysokich kar finansowych przez Państwową Inspekcję Pracy oraz ZUS. Pamiętaj, aby zgłoszenie było kompletne i zawierało wszystkie niezbędne dane.

Obowiązki informacyjne wobec wojewody: kiedy i o czym musisz powiadomić urząd?

Twoje obowiązki nie kończą się na zatrudnieniu. Musisz informować urząd wojewódzki o kluczowych zdarzeniach związanych z zatrudnieniem cudzoziemca. Zgodnie z przepisami, masz 7 dni na powiadomienie wojewody o:

• podjęciu pracy przez cudzoziemca,
• niepodjęciu pracy przez cudzoziemca,
• przerwaniu pracy przez cudzoziemca na okres dłuższy niż 3 miesiące,
• zakończeniu pracy przez cudzoziemca.

Niedopełnienie tych obowiązków również może skutkować konsekwencjami prawnymi. To pokazuje, jak ważne jest skrupulatne prowadzenie dokumentacji i monitorowanie statusu zatrudnienia.

Wyzwania i rozwiązania: na co uważać podczas zatrudniania

Proces zatrudniania cudzoziemców, w tym obywateli Kazachstanu, nie zawsze przebiega gładko. Warto być świadomym potencjalnych wyzwań i wiedzieć, jak sobie z nimi radzić.

Przedłużający się czas oczekiwania na decyzję: jak monitorować sprawę?

Jednym z najczęstszych problemów są długie czasy oczekiwania na decyzje urzędowe, zarówno na zezwolenie na pracę, jak i na wizę. Proces ten może trwać od kilku tygodni do kilku miesięcy, co bywa frustrujące dla obu stron. Moja rada? Bądź proaktywny. Monitoruj status sprawy online (jeśli urząd oferuje taką możliwość) lub telefonicznie. Jeśli zauważysz nieuzasadnione opóźnienia, możesz złożyć ponaglenie do organu wyższego stopnia lub skargę na bezczynność urzędu do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego. Często już samo zapytanie o status sprawy może przyspieszyć jej rozpatrzenie.

Zmiana pracodawcy przez cudzoziemca: jakie to rodzi konsekwencje?

Jeśli obywatel Kazachstanu, który pracuje u Ciebie na podstawie zezwolenia na pracę lub jednolitego zezwolenia na pobyt i pracę, zdecyduje się zmienić pracodawcę, rodzi to istotne konsekwencje. Jego dotychczasowe zezwolenie na pracę (lub jednolite zezwolenie) jest ściśle powiązane z Twoją firmą i konkretnym stanowiskiem. Zmiana pracodawcy oznacza konieczność uzyskania nowego zezwolenia na pracę lub modyfikacji istniejącego jednolitego zezwolenia. Bez tego, praca u nowego pracodawcy będzie nielegalna. To ważne, aby zarówno pracownik, jak i nowy pracodawca byli tego świadomi i rozpoczęli procedury legalizacyjne odpowiednio wcześnie.

Przeczytaj również: Zatrudnienie socjalne a staż pracy: warunki i zmiany od 2026

Legalizacja pobytu rodziny pracownika: co warto wiedzieć?

Wielu pracowników z Kazachstanu, po ugruntowaniu swojej pozycji w Polsce, będzie chciało sprowadzić swoją rodzinę. Jest to oczywiście możliwe. Członkowie rodziny (małżonek, małoletnie dzieci) mogą ubiegać się o zezwolenie na pobyt czasowy w celu połączenia rodzin. Pracownik musi wykazać stabilne i regularne źródło dochodu oraz zapewnione miejsce zamieszkania dla siebie i swojej rodziny. Procedura ta również wymaga złożenia wniosku do wojewody i jest procesem odrębnym od legalizacji pracy samego pracownika. Warto o tym informować potencjalnych kandydatów, ponieważ możliwość sprowadzenia rodziny jest często kluczowym czynnikiem decydującym o podjęciu pracy w Polsce.