Jako przedsiębiorca z branży transportowej doskonale wiem, jak wiele obowiązków formalnych spoczywa na naszych barkach. Jednym z nich jest coroczne oświadczenie o zatrudnieniu kierowcy, którego prawidłowe wypełnienie i terminowe złożenie jest absolutnie kluczowe dla uniknięcia niepotrzebnych problemów i kosztownych kar. Przygotowałem ten artykuł jako praktyczny przewodnik krok po kroku, który pomoże Ci przejść przez cały proces, rozwiać wszelkie wątpliwości i upewnić się, że Twoja firma działa w pełnej zgodności z przepisami.
Wypełnienie oświadczenia o zatrudnieniu kierowcy Twój kompletny przewodnik krok po kroku
- Czym jest to oświadczenie: To roczny obowiązek sprawozdawczy dla przewoźników drogowych, wynikający bezpośrednio z art. 7a ust. 8 Ustawy o transporcie drogowym. Ma na celu dostarczenie organowi informacji o skali działalności firmy.
- Kto musi je złożyć: Każdy przedsiębiorca posiadający zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, niezależnie od wielkości firmy czy formy prawnej, w tym również właściciele jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG), którzy sami wykonują przewozy.
- Termin składania: Dokument należy złożyć do 31 marca każdego roku za rok poprzedni.
- Gdzie złożyć: Do Głównego Inspektoratu Transportu Drogowego (GITD) dla licencji międzynarodowych lub do właściwego starostwa/urzędu miasta dla licencji krajowych. Pamiętaj, że do GITD oświadczenie składa się wyłącznie przez platformę ePUAP.
- Kluczowe dane do podania: Łączna liczba osób zatrudnionych w firmie na dzień 31 grudnia poprzedniego roku oraz średnia arytmetyczna liczba kierowców zatrudnionych w poprzednim roku.
- Kogo uwzględniać: W oświadczeniu należy uwzględniać kierowców zatrudnionych na podstawie umów o pracę, umów zlecenie, a także tych współpracujących na zasadach B2B. Jeśli właściciel JDG sam jest kierowcą, również musi uwzględnić siebie.
- Konsekwencje niezłożenia lub błędów: Niezłożenie oświadczenia w terminie lub podanie w nim nieprawdziwych danych skutkuje karą finansową w wysokości 800 zł. Podanie fałszywych danych jest dodatkowo obarczone odpowiedzialnością karną.
Oświadczenie o zatrudnieniu kierowcy: cel, podstawa prawna i zakres obowiązku
Oświadczenie o zatrudnieniu kierowcy to nic innego jak roczny obowiązek sprawozdawczy, który ma na celu dostarczenie organowi, który wydał zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego, informacji o skali Twojej działalności. Podstawą prawną tego obowiązku jest art. 7a ust. 8 Ustawy o transporcie drogowym. Muszę podkreślić, że obowiązek ten dotyczy każdego przedsiębiorcy posiadającego takie zezwolenie, niezależnie od tego, czy prowadzisz dużą flotę, czy jesteś właścicielem jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) i sam zasiadasz za kierownicą. To właśnie pracodawca lub osoba upoważniona do reprezentowania firmy jest odpowiedzialna za prawidłowe wypełnienie i złożenie tego dokumentu. Pamiętaj, że niedopełnienie tego obowiązku, nawet z pozoru błahe, może skutkować karą w wysokości 800 zł, a tego przecież chcemy uniknąć.
Przygotowanie danych: co musisz wiedzieć i zgromadzić?
Zanim przystąpisz do wypełniania samego formularza, kluczowe jest dokładne zebranie wszystkich niezbędnych danych. W mojej praktyce widziałem, jak wiele błędów wynikało z pośpiechu lub niedokładności na tym etapie. Precyzyjne przygotowanie informacji to podstawa, aby uniknąć późniejszych korekt i potencjalnych kar.
Do prawidłowego wypełnienia oświadczenia będziesz potrzebować dwóch kluczowych kategorii danych:
- Łączna liczba osób zatrudnionych w firmie na dzień 31 grudnia poprzedniego roku: Ta liczba powinna obejmować wszystkich pracowników Twojej firmy, niezależnie od stanowiska (kierowcy, pracownicy administracji, mechanicy, magazynierzy itp.) oraz formy zatrudnienia (umowa o pracę, umowy cywilnoprawne).
- Średnia arytmetyczna liczba kierowców zatrudnionych w poprzednim roku: To jest często najbardziej skomplikowana część. Musisz policzyć kierowców wykonujących operacje transportowe w każdym miesiącu poprzedniego roku i wyciągnąć z tego średnią.
Kogo uwzględniać w oświadczeniu (umowy o pracę, zlecenie, B2B, JDG)?
Zrozumienie, kogo dokładnie należy uwzględnić w oświadczeniu, jest niezwykle ważne. Nie wszystkie formy zatrudnienia są traktowane identycznie, a pominięcie którejś grupy może skutkować błędnym wyliczeniem i konsekwencjami. Oto jak należy postępować:
- Umowa o pracę: Kierowcy zatrudnieni na podstawie umowy o pracę są wliczani zarówno do łącznej liczby osób zatrudnionych na 31 grudnia, jak i do średniej miesięcznej liczby kierowców.
- Umowa zlecenie: Kierowcy pracujący na podstawie umowy zlecenie również są wliczani do obu wartości, pod warunkiem, że umowa obowiązywała w danym okresie i faktycznie wykonywali przewozy.
- Samozatrudnienie (B2B): Kierowcy współpracujący z Tobą na podstawie umów B2B (faktura za usługi transportowe) są uwzględniani wyłącznie przy liczeniu średniej arytmetycznej liczby kierowców. Nie wliczasz ich do łącznej liczby zatrudnionych na 31 grudnia, ponieważ nie są Twoimi pracownikami w rozumieniu Kodeksu Pracy.
- Właściciel firmy (JDG): Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą i sam aktywnie wykonujesz przewozy jako kierowca, musisz uwzględnić siebie w obu pozycjach oświadczenia zarówno w łącznej liczbie zatrudnionych na 31 grudnia, jak i w średniej arytmetycznej liczbie kierowców.
Pamiętaj, że za "kierowcę wykonującego operacje transportowe" w kontekście tego oświadczenia uznajemy każdą osobę, która faktycznie zasiada za kierownicą i wykonuje przewozy drogowe, niezależnie od tego, czy jest zatrudniona na umowę o pracę, umowę zlecenie, czy też współpracuje na zasadach B2B. Kluczowe jest rzeczywiste wykonywanie pracy kierowcy.
Wypełnianie oświadczenia krok po kroku: precyzyjna instrukcja
Przejdźmy teraz do sedna, czyli do samego procesu wypełniania oświadczenia. Postaram się przeprowadzić Cię przez każdy punkt formularza, abyś miał pewność, że niczego nie pominiesz i wszystko zostanie wypełnione zgodnie z wymogami. Moje doświadczenie pokazuje, że diabeł tkwi w szczegółach, dlatego bądźmy precyzyjni.
Dane identyfikacyjne przedsiębiorstwa
Pierwsza sekcja oświadczenia jest zazwyczaj najprostsza, ale nie mniej ważna. Musisz podać podstawowe dane identyfikacyjne Twojej firmy: pełną nazwę (lub imię i nazwisko w przypadku JDG), adres siedziby, numer NIP, numer REGON oraz numer zezwolenia na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Upewnij się, że wszystkie te dane są aktualne i zgodne z wpisem do CEIDG lub KRS. Błędy formalne w tej sekcji, choć rzadkie, mogą opóźnić proces lub nawet spowodować odrzucenie oświadczenia.
Łączna liczba osób zatrudnionych na 31 grudnia
W tej pozycji należy wpisać łączną liczbę wszystkich osób zatrudnionych w Twojej firmie na dzień 31 grudnia poprzedniego roku. Jak już wspomniałem, uwzględniasz tutaj wszystkich pracowników, niezależnie od ich stanowiska. Oznacza to, że wliczasz nie tylko kierowców, ale także pracowników biurowych, administracyjnych, mechaników, osoby sprzątające słowem, każdą osobę, która na ten konkretny dzień miała z Twoją firmą aktywny stosunek pracy lub umowę cywilnoprawną (umowa o pracę, umowa zlecenie, umowa o dzieło). Nie wliczasz natomiast osób współpracujących na B2B.
Obliczanie średniej arytmetycznej liczby kierowców
To jest zazwyczaj ten element oświadczenia, który budzi najwięcej pytań i wątpliwości. Obliczenie średniej arytmetycznej liczby kierowców zatrudnionych w poprzednim roku wymaga systematyczności. Ogólna zasada jest prosta: sumujesz liczbę kierowców wykonujących operacje transportowe w każdym z 12 miesięcy poprzedniego roku, a następnie dzielisz tę sumę przez 12. Pamiętaj, że w tej części uwzględniasz również kierowców na umowach B2B oraz właściciela JDG, jeśli sam jest kierowcą.
Oto jak to zrobić krok po kroku:
- Zlicz kierowców dla każdego miesiąca: Dla każdego miesiąca poprzedniego roku (od stycznia do grudnia) ustal, ilu kierowców faktycznie wykonywało operacje transportowe. Wliczaj tu zarówno kierowców na umowach o pracę, umowach zlecenie, jak i tych na umowach B2B. Jeśli jesteś właścicielem JDG i sam jeździsz, wlicz siebie.
- Zsumuj miesięczne liczby: Dodaj do siebie liczby kierowców z każdego z 12 miesięcy. Na przykład, jeśli w styczniu miałeś 5 kierowców, w lutym 6, w marcu 5 itd., zsumuj te wartości.
- Podziel sumę przez 12: Otrzymaną sumę podziel przez 12 (liczbę miesięcy w roku). Wynik to średnia arytmetyczna liczba kierowców.
- Zaokrąglij wynik: Zazwyczaj wynik zaokrągla się do dwóch miejsc po przecinku, choć niektórzy preferują zaokrąglanie do pełnych liczb w górę. Warto sprawdzić, czy formularz lub instrukcja GITD nie precyzuje sposobu zaokrąglania. Ja zawsze polecam zaokrąglać zgodnie z zasadami matematyki, chyba że przepisy stanowią inaczej.
Przykład obliczeń: Załóżmy, że w Twojej firmie liczby kierowców w poszczególnych miesiącach wyglądały następująco: styczeń: 5, luty: 6, marzec: 5, kwiecień: 7, maj: 7, czerwiec: 6, lipiec: 8, sierpień: 8, wrzesień: 7, październik: 7, listopad: 6, grudzień: 5. Suma tych liczb wynosi 5 + 6 + 5 + 7 + 7 + 6 + 8 + 8 + 7 + 7 + 6 + 5 = 77. Następnie dzielimy 77 przez 12 miesięcy, co daje nam średnią arytmetyczną 6,42. Tę wartość wpisujesz w odpowiednie pole oświadczenia.
Co w sytuacji, gdy kierowca pracował tylko przez część roku? Nie martw się. Wliczasz go do sumy tylko za te miesiące, w których faktycznie wykonywał przewozy dla Twojej firmy. Średnia arytmetyczna naturalnie uwzględni ten fakt, ponieważ w miesiącach, w których nie był zatrudniony, jego wkład do sumy będzie wynosił zero.
Gdzie i kiedy złożyć oświadczenie? Terminy i procedury
Po prawidłowym wypełnieniu oświadczenia pozostaje kwestia jego złożenia. Tutaj również musimy być precyzyjni, ponieważ złożenie dokumentu do niewłaściwego organu lub po terminie jest równoznaczne z jego niezłożeniem i skutkuje karą. Pamiętaj, że oświadczenie składasz do organu, który wydał Ci zezwolenie na wykonywanie zawodu przewoźnika drogowego. Jeśli posiadasz licencję międzynarodową, Twoim organem jest Główny Inspektorat Transportu Drogowego (GITD). Jeśli masz licencję krajową, oświadczenie składasz do właściwego starostwa powiatowego lub urzędu miasta.
Dla przedsiębiorców składających oświadczenie do GITD, obowiązuje wyłącznie droga elektroniczna. Musisz złożyć dokument za pośrednictwem platformy ePUAP. Wymaga to posiadania aktywnego profilu zaufanego, który służy do podpisywania dokumentów elektronicznych. Jeśli jeszcze go nie masz, zachęcam do jak najszybszego założenia to narzędzie przydatne w wielu innych sprawach urzędowych.
Ostateczny termin złożenia oświadczenia to 31 marca za rok poprzedni. To jest data nieprzekraczalna. Złożenie dokumentu nawet dzień później może skutkować nałożeniem wspomnianej już kary 800 zł. Moja rada? Nie czekaj na ostatnią chwilę. Przygotuj i złóż oświadczenie z odpowiednim wyprzedzeniem, aby uniknąć stresu i ewentualnych problemów technicznych, które mogą pojawić się w ostatnich dniach terminu.
Uniknij kary 800 zł: najczęstsze błędy i jak ich zapobiegać
Kara 800 zł za niezłożenie lub błędne złożenie oświadczenia to wydatek, którego z pewnością wolisz uniknąć. W swojej pracy często spotykam się z powtarzającymi się błędami, które łatwo jest wyeliminować, mając świadomość ich istnienia. Przyjrzyjmy się najczęstszym pułapkom i sposobom na ich ominięcie.
Jednym z najczęstszych błędów jest nieprawidłowe obliczenie średniej arytmetycznej liczby kierowców. Zdarza się, że przedsiębiorcy pomijają niektóre miesiące, błędnie sumują liczby lub źle zaokrąglają. Aby tego uniknąć, polecam podwójnie sprawdzić swoje wyliczenia, a najlepiej zweryfikować je z danymi z działu kadrowo-płacowego lub biura rachunkowego. Upewnij się, że masz pełną listę kierowców aktywnych w każdym miesiącu.
Kolejnym powszechnym błędem jest pomijanie kierowców zatrudnionych na umowach cywilnoprawnych (zlecenie) oraz na umowach B2B. Pamiętaj, że o ile do łącznej liczby zatrudnionych na 31 grudnia wliczasz tylko pracowników etatowych i zleceniobiorców, o tyle do średniej liczby kierowców musisz uwzględnić również osoby na umowach B2B, które faktycznie wykonują dla Ciebie przewozy. To kluczowa różnica, która często umyka uwadze.
Dla właścicieli jednoosobowych działalności gospodarczych (JDG) częstym przeoczeniem jest nieuwzględnienie siebie w oświadczeniu jako kierowcy. Jeśli prowadzisz JDG i sam aktywnie wykonujesz przewozy, musisz pamiętać, aby wliczyć siebie zarówno do łącznej liczby zatrudnionych na 31 grudnia (jeśli na ten dzień byłeś aktywny jako kierowca), jak i do średniej arytmetycznej liczby kierowców. To Twój obowiązek jako przedsiębiorcy.
Nie można również lekceważyć błędów formalnych. Brak podpisu osoby upoważnionej, złożenie oświadczenia do niewłaściwego urzędu (np. do starostwa zamiast do GITD) czy brak wszystkich wymaganych załączników to proste błędy, które mogą sprawić, że Twoje oświadczenie zostanie uznane za niezłożone. Zawsze dokładnie sprawdzaj, czy dokument jest kompletny i podpisany, a także czy wysyłasz go do właściwego organu.
Przeczytaj również: Koszty zatrudnienia 2026: Poznaj ukryte wydatki pracodawcy
Poza oświadczeniem rocznym: inne kluczowe dokumenty dla kierowców
Chociaż oświadczenie o zatrudnieniu kierowcy składane do GITD lub starostwa jest ważne, warto pamiętać, że to nie jedyny dokument, który jako przedsiębiorca powinieneś gromadzić w związku z zatrudnianiem kierowców. Istnieje szereg innych oświadczeń, które są niezbędne do zachowania zgodności z przepisami i prawidłowego prowadzenia akt pracowniczych. Ich znaczenie dla bezpieczeństwa prawnego Twojej firmy jest nie do przecenienia.
Jednym z nich jest oświadczenie o niekaralności za przestępstwa umyślne. Zgodnie z przepisami, kierowca wykonujący przewozy drogowe nie może być skazany prawomocnym wyrokiem za określone przestępstwa umyślne. To oświadczenie jest obowiązkowym elementem akt pracownika-kierowcy i stanowi potwierdzenie, że spełnia on jeden z podstawowych wymogów do wykonywania zawodu. Zawsze upewnij się, że masz je w dokumentacji.
Kolejnym istotnym dokumentem jest oświadczenie o wymiarze zatrudnienia u innego pracodawcy (lub o jego braku). Jest to kluczowy element do prawidłowej kontroli czasu pracy kierowcy. Dzięki niemu możesz monitorować, czy kierowca nie przekracza dopuszczalnych norm czasu pracy, pracując jednocześnie u kilku pracodawców. Pomaga to zapobiegać naruszeniom przepisów o czasie pracy, które są surowo karane.
Warto również wspomnieć o oświadczeniu o spełnieniu wymogów ustawowych z art. 6 ust. 1 ustawy o transporcie drogowym. Jest to formalność, którą kierowca potwierdza, że spełnia podstawowe wymogi do wykonywania zawodu, takie jak posiadanie odpowiednich uprawnień, badań lekarskich i psychologicznych. Choć może wydawać się to oczywiste, posiadanie tego oświadczenia w aktach jest ważnym elementem dbałości o kompletność dokumentacji.
