Legalne zatrudnienie Ukraińca w Polsce do 2026 roku kluczowe zasady dla pracodawcy
- Podstawą prawną jest tzw. specustawa, której obowiązywanie zostało przedłużone do 4 marca 2026 roku, zapewniając uproszczony dostęp do rynku pracy.
- Główną i najczęściej stosowaną ścieżką legalizacji pracy jest złożenie „Powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy”.
- Pracownik musi posiadać status PESEL UKR lub inny tytuł legalnego pobytu w Polsce, aby skorzystać z uproszczonej procedury.
- Do kluczowych obowiązków pracodawcy należy weryfikacja legalności pobytu, zawarcie pisemnej umowy, zgłoszenie do ZUS oraz zapewnienie minimalnego wynagrodzenia.
- Należy pamiętać, że utrata statusu UKR przez pracownika (np. wskutek wyjazdu z Polski na dłużej niż 30 dni) wymaga aktualizacji powiadomień i może wpłynąć na legalność zatrudnienia.
Stan prawny, który musisz znać: Specustawa przedłużona do 4 marca 2026
Dla pracodawców planujących zatrudnić obywateli Ukrainy, którzy przybyli do Polski po 24 lutego 2022 roku, kluczową informacją jest to, że podstawą prawną regulującą ich pobyt i dostęp do rynku pracy jest Ustawa o pomocy obywatelom Ukrainy, powszechnie znana jako specustawa. Zgodnie z najnowszymi zmianami, na jej mocy legalny pobyt tych osób oraz możliwość pracy na uproszczonych zasadach zostały przedłużone aż do 4 marca 2026 roku. To daje nam, pracodawcom, stabilne ramy czasowe do planowania zatrudnienia.
Kto może legalnie pracować w Polsce na uproszczonych zasadach?
Uproszczona procedura zatrudnienia, o której mowa w specustawie, dotyczy przede wszystkim obywateli Ukrainy, którzy spełniają określone warunki. Są to osoby objęte wspomnianą specustawą, które przebywają w Polsce legalnie. W praktyce oznacza to najczęściej posiadanie statusu „UKR”, który nadawany jest wraz z numerem PESEL. Zawsze podkreślam, że weryfikacja tego statusu to podstawa, zanim przejdziemy do dalszych kroków.
PESEL UKR i aplikacja Diia.pl kluczowe dokumenty Twojego przyszłego pracownika
Numer PESEL UKR jest absolutnie kluczowy w uproszczonej procedurze zatrudnienia. To on potwierdza status osoby objętej specustawą i tym samym legalny pobyt w Polsce. Dodatkowo, warto zwrócić uwagę na aplikację Diia.pl, która stanowi cyfrowy dokument potwierdzający legalny pobyt. Jako pracodawca, powinieneś zweryfikować ten dokument. Pamiętaj jednak, że zatrudnienie jest możliwe również bez nadanego numeru PESEL, jeśli pracownik spełnia inne warunki legalnego pobytu, na przykład posiada ważną wizę lub zezwolenie na pobyt czasowy. Moim zdaniem, zawsze warto dopytać o wszystkie dostępne dokumenty, aby mieć pełen obraz sytuacji.
Dwie główne ścieżki legalizacji pracy: Jak wybrać najlepszą dla Twojego pracownika?
W procesie legalizacji pracy obywateli Ukrainy w Polsce, pracodawcy mają do wyboru dwie główne ścieżki. Wybór odpowiedniej metody jest niezwykle istotny, ponieważ wpływa na szybkość, koszty i wymagane formalności. Przyjrzyjmy się im bliżej, abyś mógł podjąć świadomą decyzję.
Ścieżka nr 1 (najczęstsza): Uproszczone zatrudnienie przez powiadomienie
Z mojego doświadczenia wynika, że "Powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy" jest zdecydowanie najważniejszą i najczęściej stosowaną formą legalizacji zatrudnienia. To ścieżka uproszczona, która nie wymaga uzyskiwania zezwolenia na pracę. Jest ona bezpłatna i, co bardzo wygodne, składana elektronicznie przez portal praca.gov.pl. Kluczowe jest, aby pracodawca złożył to powiadomienie w ciągu 7 dni od dnia rozpoczęcia pracy przez obywatela Ukrainy. Aby móc skorzystać z tej ścieżki, obywatel Ukrainy musi spełniać warunki legalnego pobytu na podstawie specustawy, co najczęściej oznacza posiadanie statusu UKR.
Ścieżka nr 2 (dla szczególnych przypadków): Kiedy klasyczne zezwolenie na pracę jest niezbędne?
Chociaż uproszczona procedura jest bardzo korzystna, istnieją sytuacje, w których wymagane jest standardowe zezwolenie na pracę typu A. Jest to konieczne, gdy obywatel Ukrainy nie jest objęty specustawą na przykład nie posiada statusu UKR, przybył do Polski przed 24 lutego 2022 roku, lub jego warunki pobytu nie pozwalają na zastosowanie procedury powiadomienia. W takich przypadkach musimy wrócić do bardziej złożonych i czasochłonnych procedur administracyjnych, znanych sprzed wprowadzenia specustawy.
Zatrudnianie Ukraińca krok po kroku: Kompletna instrukcja na 2026 rok
Teraz, gdy znamy podstawy prawne i dostępne ścieżki, przejdźmy do praktycznej instrukcji. Poniżej przedstawiam kompletny przewodnik, który krok po kroku przeprowadzi Cię przez proces legalnego zatrudnienia obywatela Ukrainy w 2026 roku. Moim celem jest, abyś czuł się pewnie na każdym etapie.
Krok 1: Weryfikacja legalności pobytu o co zapytać i jakie dokumenty sprawdzić?
Pierwszym i absolutnie fundamentalnym krokiem jest dokładna weryfikacja legalności pobytu kandydata. To zabezpieczenie zarówno dla Ciebie, jak i dla pracownika. Zawsze proszę moich klientów, aby sprawdzili następujące dokumenty:
- Zaświadczenie o nadaniu numeru PESEL ze statusem UKR: To najważniejszy dokument potwierdzający status uchodźcy wojennego i uprawnienie do uproszczonego dostępu do rynku pracy.
- Dokument Diia.pl: Cyfrowy dokument w aplikacji mobilnej, który również potwierdza legalny pobyt.
- Inne dokumenty potwierdzające legalny pobyt: Mogą to być ważna wiza (np. krajowa typu D), karta pobytu, czy zezwolenie na pobyt czasowy i pracę.
Pamiętaj o obowiązku przechowywania kopii tych dokumentów w aktach pracowniczych. To Twoja podstawa w razie kontroli.
Krok 2: Umowa o pracę czy zlecenie? Jak przygotować i przetłumaczyć dokumenty?
Po pozytywnej weryfikacji legalności pobytu, kolejnym krokiem jest zawarcie odpowiedniej umowy. Niezależnie od tego, czy zdecydujesz się na umowę o pracę, czy umowę cywilnoprawną (np. umowę zlecenie), musi ona być zawarta w formie pisemnej. Co niezwykle ważne, masz obowiązek przedstawić kandydatowi tłumaczenie umowy na zrozumiały dla niego język. Najczęściej będzie to język ukraiński. To nie tylko wymóg prawny, ale także wyraz szacunku i budowania zaufania z nowym pracownikiem.
Krok 3: Elektroniczne powiadomienie przez praca.gov.pl jak je złożyć w 7 dni i uniknąć błędów?
To jest serce uproszczonej procedury. Złożenie "Powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy" odbywa się elektronicznie poprzez portal praca.gov.pl. Pamiętaj o kluczowym 7-dniowym terminie, liczonym od dnia rozpoczęcia pracy przez Ukraińca. Oto moje wskazówki, jak złożyć powiadomienie i uniknąć najczęstszych błędów:
- Załóż konto na praca.gov.pl: Jeśli jeszcze go nie masz, musisz założyć konto pracodawcy i uwierzytelnić je Profilem Zaufanym lub kwalifikowanym podpisem elektronicznym.
- Wybierz odpowiedni formularz: W sekcji "Usługi dla pracodawców i przedsiębiorców" znajdź formularz "Powiadomienie o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy".
- Wypełnij dane precyzyjnie: Wprowadź dane pracownika (imię, nazwisko, PESEL UKR, data urodzenia, obywatelstwo) oraz swoje dane jako pracodawcy.
- Określ warunki pracy: Podaj rodzaj umowy, stanowisko, wymiar czasu pracy, stawkę wynagrodzenia i datę rozpoczęcia pracy. Upewnij się, że te dane są zgodne z umową! Niezgodność to jeden z najczęstszych błędów.
- Sprawdź termin: Upewnij się, że data rozpoczęcia pracy jest zgodna z rzeczywistością i że złożysz powiadomienie w ciągu 7 dni od tej daty.
- Wyślij i zachowaj potwierdzenie: Po wypełnieniu i podpisaniu elektronicznym formularza, wyślij go i pobierz urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). To Twój dowód złożenia powiadomienia.
Krok 4: Zgłoszenie do ZUS nie zapomnij o tym kluczowym obowiązku!
Tak jak w przypadku każdego innego pracownika, po zatrudnieniu obywatela Ukrainy masz obowiązek zgłoszenia go do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego w Zakładzie Ubezpieczeń Społecznych (ZUS). Pamiętaj, że należy to zrobić w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia pracy. Upewnij się, że używasz odpowiednich formularzy (np. ZUA dla umowy o pracę, ZZA dla umowy zlecenie, jeśli pracownik ma inne ubezpieczenie) i podajesz poprawne dane, w tym numer PESEL UKR.
Obowiązki pracodawcy: Twoja lista kontrolna zgodności z prawem
Zatrudnienie obywatela Ukrainy to nie tylko formalności na początku, ale także szereg bieżących obowiązków, które muszą być spełnione, aby zapewnić pełną zgodność z prawem. Przygotowałem dla Ciebie listę kontrolną, która pomoże Ci monitorować te aspekty i uniknąć potencjalnych problemów.
Dokumentacja, którą musisz przechowywać na wypadek kontroli
Odpowiednie prowadzenie i przechowywanie dokumentacji jest kluczowe. W razie kontroli ze strony Państwowej Inspekcji Pracy (PIP) lub Straży Granicznej, będziesz musiał przedstawić dowody na legalność zatrudnienia. Oto lista dokumentów, które powinieneś przechowywać:
- Kopia dokumentu potwierdzającego legalny pobyt pracownika (np. zaświadczenie o nadaniu numeru PESEL ze statusem UKR, kopia karty pobytu, wizy).
- Kopia zawartej umowy o pracę lub umowy cywilnoprawnej.
- Potwierdzenie złożenia "Powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy obywatelowi Ukrainy" (UPO z praca.gov.pl).
- Tłumaczenie umowy na język zrozumiały dla pracownika.
- Dokumenty związane z rozliczeniami ZUS i podatkami.
Wynagrodzenie ile wynosi płaca minimalna w 2026 i zasada równego traktowania
Zgodnie z polskim prawem, obywatel Ukrainy zatrudniony w Polsce ma prawo do wynagrodzenia nie niższego niż aktualna płaca minimalna. Od 1 stycznia 2026 roku minimalne wynagrodzenie w Polsce wynosi 4806 zł brutto miesięcznie dla umowy o pracę. W przypadku umów cywilnoprawnych (np. umowy zlecenie), minimalna stawka godzinowa to 31,40 zł brutto. Niezwykle istotna jest także zasada równego traktowania wynagrodzenie obywatela Ukrainy nie może być niższe niż pensja polskiego pracownika na analogicznym stanowisku, wykonującego te same obowiązki. Dyskryminacja ze względu na narodowość jest surowo zabroniona.
Co zrobić, gdy zmieniają się warunki zatrudnienia (stanowisko, pensja, etat)?
W mojej praktyce często spotykam się z pytaniem, co zrobić w przypadku zmian warunków zatrudnienia. Otóż, każda istotna zmiana, taka jak zmiana stanowiska, wysokości wynagrodzenia, wymiaru czasu pracy czy rodzaju umowy, wymaga złożenia nowego powiadomienia w Powiatowym Urzędzie Pracy. Masz na to ponownie 7 dni od dnia wprowadzenia zmiany. Zaniedbanie tego obowiązku może prowadzić do uznania pracy za nielegalną i wiązać się z konsekwencjami prawnymi.
Jak postępować w przypadku zakończenia współpracy?
W przypadku zakończenia współpracy z obywatelem Ukrainy, Twoje obowiązki są analogiczne jak w przypadku pracownika polskiego. Musisz pamiętać o wyrejestrowaniu pracownika z ZUS, wydaniu świadectwa pracy (jeśli była to umowa o pracę) oraz o wszelkich innych formalnościach związanych z ustaniem stosunku pracy, zgodnie z Kodeksem pracy lub postanowieniami umowy cywilnoprawnej.
Unikaj pułapek: Najczęstsze błędy przy zatrudnianiu obywateli Ukrainy
Nawet najlepiej przygotowany pracodawca może popełnić błędy, zwłaszcza w obliczu zmieniających się przepisów. Chcę Cię przestrzec przed najczęstszymi pułapkami, które mogą prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i finansowych. Znajomość tych błędów to pierwszy krok do ich uniknięcia.
Przekroczenie 7-dniowego terminu na powiadomienie co wtedy?
Jednym z najczęstszych i najbardziej kosztownych błędów jest przekroczenie 7-dniowego terminu na złożenie powiadomienia o powierzeniu wykonywania pracy. W takiej sytuacji praca obywatela Ukrainy jest uznawana za nielegalną od pierwszego dnia. Konsekwencje mogą być poważne: kary finansowe dla pracodawcy (od 1 000 zł do 30 000 zł), a nawet odpowiedzialność karna. Jeśli termin został przekroczony, należy jak najszybciej złożyć powiadomienie, a w przyszłości bezwzględnie pilnować tego terminu.
Niezgodność danych w umowie i powiadomieniu realne ryzyko kary
Kolejnym błędem, który często widzę, jest niezgodność danych zawartych w umowie o pracę/zlecenie z tymi, które zostały wpisane do powiadomienia. Na przykład, inna stawka wynagrodzenia, inny wymiar czasu pracy czy inne stanowisko. Taka rozbieżność może zostać zinterpretowana jako próba obejścia przepisów, co również może skutkować karami finansowymi i innymi konsekwencjami prawnymi. Zawsze dokładnie weryfikuj, czy wszystkie dane są spójne.
Utrata statusu UKR przez pracownika jak monitorować sytuację i co to dla Ciebie oznacza?
To bardzo ważna kwestia, o której wielu pracodawców zapomina. Obywatel Ukrainy objęty specustawą traci status UKR, jeśli opuści terytorium Polski na dłużej niż 30 dni. Utrata tego statusu oznacza, że pracownik traci prawo do legalnego pobytu na podstawie specustawy, a tym samym traci uprawnienie do pracy na uproszczonych zasadach. Jako pracodawca, powinieneś monitorować tę sytuację. Chociaż nie masz bezpośredniego dostępu do statusu PESEL UKR pracownika, warto regularnie rozmawiać z nim o jego planach wyjazdowych. W przypadku utraty statusu UKR, musisz podjąć kroki w celu legalizacji jego dalszego pobytu i pracy na innych zasadach (np. poprzez zezwolenie na pracę typu A), w przeciwnym razie jego zatrudnienie stanie się nielegalne.
Co po 4 marca 2026? Przyszłość zatrudniania obywateli Ukrainy
W perspektywie zbliżającego się terminu 4 marca 2026 roku, wielu pracodawców zastanawia się, co dalej. Chociaż obecne ułatwienia są bardzo pomocne, warto już teraz myśleć o przyszłości i potencjalnych zmianach w przepisach, które mogą wpłynąć na proces zatrudniania obywateli Ukrainy.
Zapowiedzi zmian w przepisach co może czekać pracodawców?
Na ten moment nie ma jednoznacznych decyzji dotyczących dalszych losów specustawy po 4 marca 2026 roku. Możliwe są różne scenariusze: od kolejnego przedłużenia obecnych ułatwień, przez wprowadzenie nowych, zmodyfikowanych regulacji, aż po powrót do standardowych procedur zatrudniania cudzoziemców, czyli konieczności uzyskiwania zezwoleń na pracę. Moim zdaniem, warto śledzić komunikaty rządowe i branżowe, aby być na bieżąco z ewentualnymi zmianami. Zawsze zalecam elastyczność i gotowość do adaptacji.
Przeczytaj również: Świadectwo pracy w trakcie zatrudnienia? Kiedy to możliwe?
Długoterminowa legalizacja pobytu i pracy jak możesz pomóc swojemu pracownikowi?
Dla stabilności zatrudnienia i budowania długoterminowych relacji z pracownikami z Ukrainy, warto rozważyć wsparcie ich w procesie długoterminowej legalizacji pobytu i pracy w Polsce. Może to obejmować pomoc w uzyskaniu zezwolenia na pobyt czasowy i pracę (tzw. jednolite zezwolenie). Taka stabilizacja przynosi korzyści obu stronom: pracownik zyskuje pewność i bezpieczeństwo, a pracodawca lojalnego i doświadczonego członka zespołu. Inwestycja w legalizację to inwestycja w przyszłość Twojej firmy i jej pracowników.
