Planowanie budżetu firmy to jedno z kluczowych zadań każdego przedsiębiorcy. Jednym z największych, a zarazem często niedoszacowanych kosztów, jest zatrudnienie pracownika. W tym artykule, jako Jędrzej Jabłoński, szczegółowo przedstawię całkowity, realny koszt zatrudnienia pracownika na umowę o pracę z minimalnym wynagrodzeniem w 2026 roku, rozbijając go na poszczególne składniki i podając konkretne kwoty. To kluczowe informacje dla każdego, kto chce precyzyjnie zaplanować swoje wydatki.
Całkowity koszt zatrudnienia pracownika na płacy minimalnej w 2026 roku kluczowe kwoty dla pracodawcy
- Minimalne wynagrodzenie brutto w 2026 roku wynosi 4 806 zł.
- Pracownik otrzymuje "na rękę" (netto) około 3 605,85 zł.
- Całkowity koszt pracodawcy bez uwzględnienia PPK to 5 790,28 zł miesięcznie.
- W przypadku uczestnictwa pracownika w PPK, koszt pracodawcy wzrasta do 5 862,37 zł miesięcznie.
- Główne składniki kosztów po stronie pracodawcy to składki ZUS (emerytalna, rentowa, wypadkowa), Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych.
- Obowiązkowa wpłata pracodawcy na PPK wynosi 1,5% wynagrodzenia brutto, czyli 72,09 zł.
Ile wynosi najniższa krajowa brutto, a ile pracownik dostaje "na rękę"?
Zacznijmy od podstaw. Od 1 stycznia 2026 roku minimalne wynagrodzenie za pracę na umowę o pracę zostało ustalone na poziomie 4 806 zł brutto. To kwota, którą pracownik widzi na umowie. Jednak to, co faktycznie trafia na jego konto, czyli kwota netto, jest znacznie niższe. Przyjmując standardowe założenia pracownik ukończył 26. rok życia, pracuje w miejscu zamieszkania i złożył PIT-2 pracownik otrzyma "na rękę" około 3 605,85 zł. Ta różnica wynika z potrąceń na składki ZUS i zaliczkę na podatek dochodowy, które są odliczane od wynagrodzenia brutto.
Kluczowe liczby na start: Całkowity koszt pracodawcy w dwóch wariantach
Dla każdego przedsiębiorcy najważniejsze jest poznanie całkowitego kosztu, jaki wiąże się z zatrudnieniem pracownika. Muszę jasno powiedzieć, że kwota brutto na umowie to dopiero początek. W 2026 roku, w przypadku pracownika z minimalnym wynagrodzeniem, całkowity koszt pracodawcy wyniesie 5 790,28 zł miesięcznie, jeśli nie uwzględnimy Pracowniczych Planów Kapitałowych (PPK). Jeśli natomiast pracownik uczestniczy w PPK, koszt ten wzrasta do 5 862,37 zł miesięcznie. Jak widać, różnica nie jest ogromna, ale w skali roku może mieć znaczenie, dlatego tak ważne jest uwzględnienie PPK w kalkulacji.
Od pensji brutto do pełnego kosztu: analiza obciążeń pracodawcy
Poza pensją brutto: Jakie składki ZUS musi opłacić pracodawca?
Wielu przedsiębiorców skupia się głównie na wynagrodzeniu brutto, zapominając, że to tylko część wydatków. Jako pracodawca, ponoszę dodatkowe koszty w postaci składek na ubezpieczenia społeczne (ZUS), Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Te dodatkowe obciążenia, przy minimalnym wynagrodzeniu w 2026 roku, wynoszą łącznie 984,28 zł. To znacząca kwota, której nie można pominąć w budżecie.
Składka emerytalna i rentowa podwójne obciążenie, które musisz znać
Dwie z najważniejszych składek, które obciążają pracodawcę, to składka emerytalna i rentowa. Składka emerytalna po stronie pracodawcy wynosi 9,76% wynagrodzenia brutto, co przy kwocie 4 806 zł daje 469,07 zł. Z kolei składka rentowa to 6,50% wynagrodzenia brutto, czyli 312,39 zł. To są stałe, obowiązkowe obciążenia, które musimy brać pod uwagę przy każdym pracowniku.Ubezpieczenie wypadkowe: Od czego zależy jego wysokość?
Kolejną ważną składką jest ubezpieczenie wypadkowe. Standardowo, dla większości firm, wynosi ono 1,67% wynagrodzenia brutto, co przekłada się na 80,26 zł. Warto jednak pamiętać, że wysokość tej składki może być zmienna. Zależy ona od rodzaju działalności firmy i liczby zatrudnionych pracowników, a dokładniej od kategorii ryzyka przypisanej do danej branży. Firmy o wyższym ryzyku wypadkowości mogą mieć wyższą składkę.
Fundusz Pracy, Fundusz Solidarnościowy i FGŚP: Na co idą te pieniądze?
Oprócz składek na ubezpieczenia społeczne, pracodawca musi również opłacać składki na Fundusz Pracy (FP) i Fundusz Solidarnościowy (FS) oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP). Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy to łącznie 2,45% wynagrodzenia brutto, co daje 117,75 zł. Środki z tych funduszy są przeznaczane m.in. na aktywizację zawodową bezrobotnych oraz wsparcie osób niepełnosprawnych. Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) to natomiast 0,10% wynagrodzenia brutto, czyli 4,81 zł. Jego celem jest ochrona roszczeń pracowniczych w przypadku niewypłacalności pracodawcy. To ważne, aby rozumieć, na co przeznaczane są te środki, choć dla pracodawcy są one po prostu kolejnym kosztem.
Kalkulacja krok po kroku: jak z 4 806 zł brutto powstaje 5 790,28 zł kosztu
Podstawa obliczeń: Wynagrodzenie brutto jako punkt wyjścia
Jak już wspomniałem, wynagrodzenie brutto w wysokości 4 806 zł jest naszym punktem wyjścia do obliczeń całkowitych kosztów zatrudnienia pracownika. To od tej kwoty naliczane są wszystkie dodatkowe obciążenia po stronie pracodawcy.
Sumujemy narzuty: Tabela składek po stronie pracodawcy (procenty i kwoty)
Aby ułatwić zrozumienie, przygotowałem tabelę, która w przejrzysty sposób przedstawia wszystkie składki obciążające pracodawcę przy minimalnym wynagrodzeniu w 2026 roku:
| Rodzaj składki/funduszu | Procent i kwota (dla 4 806 zł brutto) |
|---|---|
| Składka emerytalna | 9,76% (469,07 zł) |
| Składka rentowa | 6,50% (312,39 zł) |
| Składka wypadkowa | 1,67% (80,26 zł) |
| Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy | 2,45% (117,75 zł) |
| Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) | 0,10% (4,81 zł) |
Wynik końcowy: Dokładne wyliczenie całkowitego obciążenia firmy
Podsumowując, aby uzyskać całkowity koszt zatrudnienia pracownika bez uwzględnienia PPK, należy zsumować wynagrodzenie brutto oraz wszystkie wymienione składki po stronie pracodawcy. Oznacza to: 4 806 zł (brutto) + 469,07 zł (emerytalna) + 312,39 zł (rentowa) + 80,26 zł (wypadkowa) + 117,75 zł (FP i FS) + 4,81 zł (FGŚP) = 5 790,28 zł. To jest realne, miesięczne obciążenie firmy za jednego pracownika na płacy minimalnej.
Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK): dodatkowy koszt, o którym warto pamiętać
Czym są PPK i kiedy stają się Twoim kosztem?
Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) to system długoterminowego, dobrowolnego oszczędzania na emeryturę, tworzony i współfinansowany przez pracowników, pracodawców oraz państwo. Jako pracodawca, masz obowiązek "zapisać" pracownika do PPK, chyba że ten złoży deklarację o rezygnacji z uczestnictwa. Wpłaty pracodawcy stają się Twoim kosztem właśnie wtedy, gdy pracownik nie zrezygnuje z PPK i aktywnie w nich uczestniczy.
Ile dokładnie dokładasz do pensji pracownika? Obowiązkowa wpłata pracodawcy
Podstawowa, obowiązkowa wpłata pracodawcy na PPK wynosi 1,5% wynagrodzenia brutto pracownika. Przy minimalnym wynagrodzeniu w 2026 roku, czyli 4 806 zł brutto, oznacza to dodatkowy koszt w wysokości 72,09 zł miesięcznie. Jest to kwota, którą musimy doliczyć do całkowitych kosztów, jeśli pracownik zdecyduje się na udział w programie.
Całkowity koszt z PPK: Jak zmienia się finalna kwota zatrudnienia?
Jeśli uwzględnimy wpłatę na PPK, całkowity koszt zatrudnienia pracownika wzrasta. Do wcześniej wyliczonych 5 790,28 zł (koszt bez PPK) należy doliczyć 72,09 zł (wpłata na PPK). Ostatecznie, całkowity koszt zatrudnienia pracownika na płacy minimalnej z uwzględnieniem PPK wyniesie 5 862,37 zł. To pokazuje pełen obraz obciążenia finansowego i podkreśla, dlaczego tak ważne jest uwzględnienie tego elementu w planowaniu budżetu.
Nie tylko umowa o pracę: minimalna stawka godzinowa a koszty zlecenia
Ile wynosi minimalna stawka godzinowa w 2026 roku?
Warto pamiętać, że minimalne wynagrodzenie dotyczy nie tylko umów o pracę. Istnieje również minimalna stawka godzinowa dla umów zlecenia. W 2026 roku minimalna stawka godzinowa dla umów zlecenia wynosi 31,40 zł brutto. To ważna informacja dla firm, które korzystają z elastycznych form zatrudnienia.
Ukryte koszty i pułapki: co jeszcze wpływa na ostateczny wydatek
Dodatki, które nie wliczają się do pensji minimalnej (np. stażowy, za pracę w nocy)
- Dodatek za pracę w porze nocnej
- Dodatek stażowy (za wysługę lat)
- Wynagrodzenie za pracę w godzinach nadliczbowych
- Nagrody jubileuszowe
- Odprawy emerytalne i rentowe
- Odprawy pieniężne przysługujące pracownikowi w związku z przejściem na emeryturę lub rentę
Przeczytaj również: Ile lat ochrony przed emeryturą? Poznaj swoje prawa!
Płaca minimalna jako podstawa innych świadczeń: odprawy, odszkodowania i postojowe
Wysokość płacy minimalnej ma szersze konsekwencje niż tylko bezpośrednie wynagrodzenie. Stanowi ona podstawę do wyliczania wielu innych świadczeń pracowniczych. Na przykład, wpływa na wysokość dodatku za pracę w nocy, który nie może być niższy niż 20% stawki godzinowej wynikającej z minimalnego wynagrodzenia. Jest również kluczowa dla maksymalnej wysokości odprawy przy zwolnieniach grupowych, odszkodowań za mobbing czy wynagrodzenia postojowego. Zatem, każda zmiana w minimalnym wynagrodzeniu pociąga za sobą zmiany w wielu innych obszarach kosztów pracowniczych, co jako przedsiębiorcy musimy mieć na uwadze.
