Artykuł szczegółowo wyjaśnia, ile kosztuje pracownik zatrudniony na umowę zlecenie w 2026 roku, prezentując konkretne wyliczenia i analizując różne scenariusze zatrudnienia. Dzięki niemu precyzyjnie oszacujesz wydatki i podejmiesz świadome decyzje kadrowe w swojej firmie.
Ile kosztuje pracownik na umowie zlecenie w 2026 roku? Sprawdź kluczowe scenariusze i wyliczenia
- Minimalna stawka godzinowa na umowie zlecenie od 1 stycznia 2026 roku wynosi 31,40 zł brutto.
- Standardowy całkowity koszt pracodawcy to wynagrodzenie brutto zleceniobiorcy powiększone o składki ZUS finansowane przez firmę, co stanowi około 20,48% narzutu.
- Koszty zatrudnienia na umowę zlecenie znacząco różnią się w zależności od statusu zleceniobiorcy (np. student do 26. roku życia, osoba zatrudniona na innym etacie).
- Zatrudnienie studenta do 26. roku życia jest najtańsze, gdyż umowa zlecenie jest w tym przypadku zwolniona ze składek ZUS.
- W przypadku zbiegu tytułów do ubezpieczeń (np. inny etat z minimalnym wynagrodzeniem), koszt pracodawcy może być równy kwocie brutto wynagrodzenia.
- Dodatkowe koszty, takie jak Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) czy badania lekarskie, mogą zwiększyć całkowite obciążenie firmy.
Od 1 stycznia 2026 roku minimalna stawka godzinowa na umowie zleceniu wynosi 31,40 zł brutto. Jest to fundamentalna wartość bazowa, od której rozpoczynają się wszelkie kalkulacje. Niezależnie od tego, czy płacisz stawkę minimalną, czy wyższą, musisz uwzględnić dodatkowe obciążenia.
W standardowym scenariuszu, gdy umowa zlecenie jest jedynym tytułem do ubezpieczeń dla zleceniobiorcy, całkowite koszty pracodawcy składają się z wynagrodzenia brutto zleceniobiorcy powiększonego o składki ZUS finansowane przez Twoją firmę. Ten narzut na wynagrodzenie brutto wynosi około 20,48%. Składają się na niego następujące ubezpieczenia:
- Ubezpieczenie emerytalne: 9,76%
- Ubezpieczenie rentowe: 6,50%
- Ubezpieczenie wypadkowe: standardowo 1,67% (stawka może się różnić w zależności od branży i liczby ubezpieczonych)
- Fundusz Pracy (FP): 2,45%
- Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP): 0,10%
Warto wyraźnie rozróżnić wynagrodzenie brutto od całkowitego kosztu firmy. Wynagrodzenie brutto to kwota, którą zleceniobiorca widzi w umowie przed odliczeniami składek ZUS (finansowanych przez niego) i zaliczki na podatek dochodowy. Całkowity koszt firmy to natomiast wynagrodzenie brutto plus wszystkie składki ZUS, które jako pracodawca musisz sfinansować. To rozróżnienie jest niezbędne do prawidłowego planowania budżetu i oceny rentowności zatrudnienia.
Kluczowe scenariusze zatrudnienia na umowę zlecenie jak status zleceniobiorcy wpływa na koszty?
Koszty zatrudnienia na umowę zlecenie mogą się znacząco różnić w zależności od statusu zleceniobiorcy. Poniżej przedstawię cztery kluczowe scenariusze, które pomogą Ci zrozumieć, jak te różnice wpływają na wysokość składek i ostateczne obciążenie Twojej firmy.
Scenariusz 1: Umowa zlecenie jako jedyny tytuł do ubezpieczeń
Jest to standardowy scenariusz, w którym umowa zlecenie jest jedynym źródłem dochodu i jedynym tytułem do ubezpieczeń dla zleceniobiorcy. W tym przypadku obowiązuje pełne oskładkowanie ZUS, zarówno po stronie zleceniobiorcy, jak i zleceniodawcy. Oznacza to, że Twoja firma ponosi pełne obciążenia składkowe.
Składki ZUS finansowane przez pracodawcę w tym scenariuszu to:
- Ubezpieczenie emerytalne: 9,76%
- Ubezpieczenie rentowe: 6,50%
- Ubezpieczenie wypadkowe: 1,67%
- Fundusz Pracy (FP): 2,45%
- Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP): 0,10%
Przykład kalkulacji dla wynagrodzenia 4000 zł brutto
Załóżmy, że zleceniobiorca zarabia 4000 zł brutto miesięcznie, a umowa zlecenie jest jego jedynym tytułem do ubezpieczeń.
- Wynagrodzenie brutto zleceniobiorcy: 4000,00 zł
-
Składki ZUS finansowane przez zleceniodawcę:
- Ubezpieczenie emerytalne (9,76%): 4000 zł * 0,0976 = 390,40 zł
- Ubezpieczenie rentowe (6,50%): 4000 zł * 0,0650 = 260,00 zł
- Ubezpieczenie wypadkowe (1,67%): 4000 zł * 0,0167 = 66,80 zł
- Fundusz Pracy (2,45%): 4000 zł * 0,0245 = 98,00 zł
- Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (0,10%): 4000 zł * 0,0010 = 4,00 zł
- Suma składek ZUS finansowanych przez zleceniodawcę: 390,40 zł + 260,00 zł + 66,80 zł + 98,00 zł + 4,00 zł = 819,20 zł
- Całkowity koszt dla pracodawcy: 4000,00 zł (wynagrodzenie brutto) + 819,20 zł (składki zleceniodawcy) = 4819,20 zł
Scenariusz 2: Student lub uczeń do 26. roku życia
Zatrudnienie studenta lub ucznia, który nie ukończył 26. roku życia, na umowę zlecenie jest zdecydowanie najkorzystniejszą opcją pod względem kosztów dla pracodawcy. Jest to często wykorzystywane rozwiązanie, które pozwala na znaczące obniżenie obciążeń.
W tym scenariuszu umowa zlecenie jest całkowicie zwolniona ze składek ZUS (emerytalnych, rentowych, chorobowych, wypadkowych, Funduszu Pracy, Funduszu Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych). Oznacza to, że całkowity koszt pracodawcy jest równy kwocie brutto wynagrodzenia studenta. To ogromna oszczędność, którą warto wziąć pod uwagę.
Przykład kalkulacji dla studenta (minimalna stawka godzinowa)
Załóżmy, że student pracuje 100 godzin miesięcznie, a jego stawka godzinowa to minimalne 31,40 zł brutto (2026 r.).- Stawka godzinowa brutto: 31,40 zł
- Liczba przepracowanych godzin: 100 godzin
- Wynagrodzenie brutto studenta: 31,40 zł/godz. * 100 godz. = 3140,00 zł
- Składki ZUS finansowane przez zleceniodawcę: 0,00 zł (zwolnienie ze składek)
- Całkowity koszt dla pracodawcy: 3140,00 zł (wynagrodzenie brutto) + 0,00 zł (składki ZUS) = 3140,00 zł
Scenariusz 3: Zbieg tytułów do ubezpieczeń (zatrudnienie na umowę o pracę u innego pracodawcy)
Mamy do czynienia ze "zbiegiem tytułów do ubezpieczeń", gdy zleceniobiorca jest jednocześnie zatrudniony na umowę o pracę w innej firmie. Jest to bardzo częsta sytuacja, która również znacząco wpływa na koszty umowy zlecenie.
W takiej sytuacji, z tytułu umowy zlecenie, obowiązkowa jest jedynie składka na ubezpieczenie zdrowotne. Co istotne, składka ta jest finansowana z wynagrodzenia zleceniobiorcy i nie obciąża pracodawcy. To oznacza, że Twoja firma nie ponosi dodatkowych kosztów ZUS.Kluczowym warunkiem, aby ten scenariusz był korzystny dla pracodawcy, jest to, aby wynagrodzenie z umowy o pracę u innego pracodawcy wynosiło co najmniej minimalne wynagrodzenie krajowe (w 2026 r. to 4806 zł brutto). Jeśli ten warunek jest spełniony, koszt pracodawcy na umowie zlecenie jest równy wynagrodzeniu brutto, które wypłacasz zleceniobiorcy. Oszczędność jest tu więc równie znacząca jak w przypadku studenta.
Scenariusz 4: Emeryt lub rencista
Zasady oskładkowania umowy zlecenia dla emeryta lub rencisty są podobne do scenariusza 1. Jeśli umowa zlecenie jest ich jedynym tytułem do ubezpieczeń, obowiązują standardowe składki ZUS, tak jak dla każdej innej osoby niebędącej studentem i nieposiadającej innego tytułu do ubezpieczeń. Oznacza to, że pracodawca ponosi pełne obciążenia składkowe, jak w pierwszym przykładzie.
Jak samodzielnie obliczyć koszt umowy zlecenie? Praktyczne wzory i przykłady
Rozumiem, że potrzebujesz praktycznych narzędzi, aby samodzielnie oszacować koszty zatrudnienia. Poniżej przedstawiam ogólny wzór i szczegółowe wyliczenia, które pozwolą Ci na precyzyjne planowanie budżetu.
Ogólny wzór na całkowity koszt pracodawcy
Aby obliczyć całkowity koszt pracodawcy w standardowym scenariuszu (gdy umowa zlecenie jest jedynym tytułem do ubezpieczeń), możesz zastosować prosty wzór:
Całkowity koszt pracodawcy = Wynagrodzenie brutto zleceniobiorcy * (1 + Suma procentowych składek ZUS finansowanych przez firmę)
Gdzie "Suma procentowych składek ZUS finansowanych przez firmę" wynosi około 0,2048 (czyli 20,48%).
Wyliczenie kosztu dla minimalnej stawki godzinowej w 2026 roku (standardowy scenariusz)
Przyjmijmy, że zleceniobiorca pracuje 160 godzin miesięcznie (pełny etat) przy minimalnej stawce godzinowej w 2026 roku (31,40 zł brutto), a umowa zlecenie jest jego jedynym tytułem do ubezpieczeń.
- Minimalna stawka godzinowa brutto: 31,40 zł
- Liczba przepracowanych godzin miesięcznie: 160 godzin
- Wynagrodzenie brutto zleceniobiorcy: 31,40 zł/godz. * 160 godz. = 5024,00 zł
- Suma procentowych składek ZUS finansowanych przez zleceniodawcę: 20,48% (czyli 0,2048)
- Składki ZUS finansowane przez zleceniodawcę: 5024,00 zł * 0,2048 = 1028,89 zł
- Całkowity koszt dla pracodawcy: 5024,00 zł (wynagrodzenie brutto) + 1028,89 zł (składki zleceniodawcy) = 6052,89 zł
Dobrowolne ubezpieczenie chorobowe czy wpływa na koszt pracodawcy?
Zleceniobiorca ma możliwość dobrowolnego przystąpienia do ubezpieczenia chorobowego. Składka na to ubezpieczenie wynosi 2,45% i jest finansowana z wynagrodzenia zleceniobiorcy. Oznacza to, że nie wpływa ona na całkowity koszt pracodawcy, a jedynie obniża kwotę netto otrzymywaną przez zleceniobiorcę. Jest to ważna informacja, którą warto przekazać osobie zatrudnianej na umowę zlecenie.
Dodatkowe koszty i nadchodzące zmiany co jeszcze warto wiedzieć?
Oprócz podstawowych składek ZUS, istnieją inne potencjalne koszty oraz zmiany regulacyjne, o których jako pracodawca powinieneś wiedzieć, aby w pełni świadomie zarządzać budżetem.
Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) a umowa zlecenie
Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK) mogą stać się kosztem pracodawcy również w przypadku umowy zlecenia. Dzieje się tak, jeśli zleceniobiorca podlega obowiązkowo ubezpieczeniom emerytalnemu i rentowym, a także nie zrezygnował z uczestnictwa w PPK. W takiej sytuacji pracodawca jest zobowiązany do finansowania wpłaty podstawowej w wysokości 1,5% wynagrodzenia brutto zleceniobiorcy. To dodatkowy, choć często pomijany, element całkowitego kosztu.
Wliczanie umowy zlecenia do stażu pracy od 2026 roku
Od 2026 roku wchodzą w życie zmiany w przepisach, które wprowadzają wliczanie okresu pracy na umowie zleceniu do stażu pracy. Jest to istotna zmiana z perspektywy praw pracowniczych i może mieć wpływ na uprawnienia zleceniobiorców (np. do urlopu, nagród jubileuszowych, odpraw). Ważne jest jednak, aby podkreślić, że nie wpływa to bezpośrednio na finansowe koszty pracodawcy związane z umową zlecenie.
Inne pomijane koszty
Poza składkami i PPK, istnieją również inne, często pomijane koszty związane z zatrudnieniem zleceniobiorcy, które mogą zwiększyć całkowite obciążenie firmy:
- Obowiązkowe badania lekarskie: W niektórych przypadkach (np. gdy charakter pracy na zleceniu jest zbliżony do umowy o pracę i wiąże się z ekspozycją na czynniki szkodliwe), pracodawca może być zobowiązany do skierowania zleceniobiorcy na badania wstępne, okresowe lub kontrolne.
- Specjalistyczne szkolenia: Jeśli na danym stanowisku wymagane są specyficzne szkolenia (np. BHP, obsługa maszyn), ich koszt również obciąża firmę.
- Narzędzia i sprzęt: Zapewnienie zleceniobiorcy niezbędnych narzędzi pracy, oprogramowania czy sprzętu biurowego.
Umowa zlecenie czy umowa o pracę co jest bardziej opłacalne dla Twojej firmy?
Decyzja o wyborze formy zatrudnienia to jedna z kluczowych kwestii dla każdego przedsiębiorcy. Aby pomóc Ci podjąć świadomą decyzję, przygotowałem uproszczone porównanie kosztów i omówienie niefinansowych aspektów obu rozwiązań.
Porównanie całkowitych kosztów (na przykładzie 4000 zł brutto)
Przyjrzyjmy się, jak kształtują się całkowite koszty dla pracodawcy dla tej samej kwoty wynagrodzenia brutto (4000 zł) w standardowym scenariuszu umowy zlecenie (jedyny tytuł do ubezpieczeń) i umowy o pracę.
| Rodzaj umowy | Wynagrodzenie brutto | Składki ZUS finansowane przez pracodawcę | Całkowity koszt pracodawcy |
|---|---|---|---|
| Umowa zlecenie (standard) | 4000,00 zł | 819,20 zł (20,48%) | 4819,20 zł |
| Umowa o pracę | 4000,00 zł | 819,20 zł (20,48%) | 4819,20 zł |
Jak widać z tabeli, w przypadku tej samej kwoty brutto i standardowego oskładkowania, finansowe koszty pracodawcy dla umowy zlecenie i umowy o pracę są identyczne. Różnice pojawiają się w kwestii świadczeń dla pracownika (urlopy, chorobowe) oraz obciążeń administracyjnych.
Przeczytaj również: Dotacje na pracownika: PUP, PFRON, KFS ile możesz zyskać?
Niefinansowe aspekty wyboru
Wybierając między umową zlecenie a umową o pracę, warto wziąć pod uwagę również aspekty niefinansowe, które mogą mieć kluczowe znaczenie dla funkcjonowania Twojej firmy:
-
Zalety umowy zlecenia dla pracodawcy:
- Większa elastyczność: Łatwiejsze dostosowanie czasu pracy i zakresu obowiązków do bieżących potrzeb firmy.
- Mniejsze obciążenia administracyjne: Mniej formalności związanych z zatrudnieniem i zakończeniem współpracy.
- Brak płatnych urlopów i świadczeń chorobowych: Zleceniobiorca nie ma prawa do płatnego urlopu wypoczynkowego ani zasiłku chorobowego (chyba że dobrowolnie przystąpi do ubezpieczenia chorobowego, ale wtedy sam je finansuje).
-
Zalety umowy o pracę dla pracodawcy:
- Większa stabilność zatrudnienia: Buduje lojalność i zaangażowanie pracownika.
- Jasne ramy prawne: Przepisy Kodeksu pracy precyzyjnie regulują prawa i obowiązki obu stron.
- Łatwiejsze zarządzanie zespołem: Pracownik na etacie jest bardziej zintegrowany z firmą i jej kulturą.
Moim zdaniem, choć umowa zlecenie może wydawać się na pierwszy rzut oka tańsza, szczególnie w przypadku studentów czy osób z innym etatem, zawsze należy rozważyć pełny kontekst. Czasami wyższe koszty umowy o pracę przekładają się na większą stabilność, zaangażowanie i bezpieczeństwo prawne, co w dłuższej perspektywie może być bardziej opłacalne dla rozwoju Twojej firmy.
