Ile naprawdę płacisz za pracownika? Zrozum składki ZUS i pełne koszty
- Całkowity koszt zatrudnienia pracownika jest zawsze wyższy niż jego wynagrodzenie brutto, obejmując dodatkowe składki ZUS finansowane przez pracodawcę.
- Składki ZUS dzielą się na te finansowane przez pracodawcę (narzut na wynagrodzenie) oraz te potrącane z pensji brutto pracownika.
- Do kluczowych składek pracodawcy należą: emerytalna (9,76%), rentowa (6,50%), wypadkowa (np. 1,67%), Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy (2,45%), FGŚP (0,10%).
- Z pensji pracownika potrącane są m.in.: emerytalna (9,76%), rentowa (1,50%), chorobowa (2,45%) oraz zdrowotna (9%).
- W 2026 roku całkowity koszt zatrudnienia pracownika na płacy minimalnej (4806 zł brutto) wynosi 5790,28 zł, a pracownik otrzymuje ok. 3605,85 zł netto.
- Istnieje roczny limit podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych (30-krotność przeciętnego wynagrodzenia), po którego przekroczeniu przestaje się je opłacać.
Całkowity koszt pracodawcy: Ile naprawdę płacisz za pracownika?
Z mojego doświadczenia w zarządzaniu kadrami wiem, że wielu przedsiębiorców skupia się głównie na wynagrodzeniu brutto, zapominając o tym, że to tylko część wydatków związanych z zatrudnieniem. Całkowity koszt zatrudnienia pracownika jest zawsze znacznie wyższy niż jego pensja brutto. Składa się na niego nie tylko wynagrodzenie brutto, ale także szereg składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne, które pracodawca musi opłacić ze swoich środków, a także ewentualne wpłaty na Pracownicze Plany Kapitałowe (PPK).
Aby w pełni zrozumieć strukturę kosztów, musimy jasno rozróżnić trzy kluczowe pojęcia:
- Wynagrodzenie brutto: To kwota, którą uzgadniasz z pracownikiem i która widnieje na umowie o pracę. Jest to podstawa do obliczania większości składek ZUS i zaliczki na podatek dochodowy.
- Wynagrodzenie netto ("na rękę"): To kwota, którą pracownik faktycznie otrzymuje po potrąceniu z wynagrodzenia brutto składek ZUS finansowanych przez pracownika oraz zaliczki na podatek dochodowy.
- Całkowity koszt pracodawcy: To suma wynagrodzenia brutto pracownika oraz wszystkich składek ZUS, które finansuje pracodawca, a także ewentualnych wpłat na PPK. To jest realny koszt, jaki ponosisz jako przedsiębiorca za zatrudnienie danej osoby.
Składki ZUS po stronie pracodawcy: Twoje dodatkowe obciążenia
Składki ZUS finansowane przez pracodawcę to tak zwany narzut na wynagrodzenie. Są to dodatkowe koszty, które musisz doliczyć do pensji brutto pracownika. Pamiętaj, że te kwoty nie są potrącane z wynagrodzenia pracownika, lecz stanowią Twój bezpośredni wydatek. Poniżej przedstawiam szczegółowy podział tych składek wraz z ich stawkami procentowymi na rok 2026:
| Składka ZUS | Stawka procentowa (2026) |
|---|---|
| Ubezpieczenie emerytalne | 9,76% podstawy wymiaru |
| Ubezpieczenie rentowe | 6,50% podstawy wymiaru |
| Ubezpieczenie wypadkowe | 1,67% podstawy wymiaru (standardowo dla małych firm do 9 pracowników) |
| Fundusz Pracy (FP) i Fundusz Solidarnościowy (FS) | łącznie 2,45% podstawy wymiaru |
| Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (FGŚP) | 0,10% podstawy wymiaru |
Warto zwrócić uwagę, że stopa procentowa składki wypadkowej jest zmienna. Zależy ona od rodzaju prowadzonej działalności (określonej kodem PKD) oraz liczby ubezpieczonych. Dla większości małych firm, zatrudniających do 9 pracowników, standardowa stawka wynosi 1,67%. W sumie, pracodawca dokłada do pensji brutto pracownika około 20,48% (9,76% + 6,50% + 1,67% + 2,45% + 0,10%) jego wynagrodzenia brutto, nie licząc ewentualnych wpłat na PPK. To znacząca kwota, którą musisz uwzględnić w budżecie.
Składki ZUS potrącane z pensji pracownika: Co obniża wynagrodzenie brutto?
Oprócz składek finansowanych przez pracodawcę, istnieją również te, które są potrącane bezpośrednio z wynagrodzenia brutto pracownika. To właśnie one, wraz z zaliczką na podatek dochodowy, sprawiają, że kwota "na rękę" jest niższa niż ta widniejąca na umowie. Poniżej przedstawiam składki ZUS, które obciążają pracownika, wraz z ich stawkami procentowymi na 2026 rok:
| Składka ZUS | Stawka procentowa (2026) |
|---|---|
| Ubezpieczenie emerytalne | 9,76% podstawy wymiaru |
| Ubezpieczenie rentowe | 1,50% podstawy wymiaru |
| Ubezpieczenie chorobowe | 2,45% podstawy wymiaru |
| Ubezpieczenie zdrowotne | 9% podstawy wymiaru (pomniejszonej o składki społeczne finansowane przez pracownika) |
Warto podkreślić, że ubezpieczenie chorobowe jest obowiązkowe dla pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. Co istotne, podstawa wymiaru składki zdrowotnej jest obliczana w nieco inny sposób jest ona pomniejszona o sumę składek na ubezpieczenia społeczne, które finansuje pracownik (czyli emerytalną, rentową i chorobową). Wszystkie te potrącenia znacząco wpływają na ostateczną kwotę wynagrodzenia netto, czyli to, co pracownik otrzymuje "na rękę". Jako pracodawca, musisz być świadomy tych mechanizmów, aby móc jasno wytłumaczyć pracownikowi, dlaczego jego pensja netto różni się od brutto.
Jak obliczyć ZUS za pracownika w 2026? Praktyczne przykłady
Teoria to jedno, ale praktyka to podstawa. Przygotowałem dla Ciebie dwa przykłady, które pomogą Ci zrozumieć, jak wyglądają obliczenia całkowitego kosztu zatrudnienia pracownika w 2026 roku.
Przykład 1: Koszt zatrudnienia przy płacy minimalnej (4806 zł brutto)
Załóżmy, że zatrudniasz pracownika na pełny etat z minimalnym wynagrodzeniem w 2026 roku, które wynosi 4806 zł brutto. Przyjmujemy standardową stawkę ubezpieczenia wypadkowego 1,67%.
-
Obliczanie składek po stronie pracodawcy (narzut na wynagrodzenie):
Składka ZUS (pracodawca) Stawka procentowa Kwota (4806 zł brutto) Emerytalna 9,76% 469,07 zł Rentowa 6,50% 312,39 zł Wypadkowa 1,67% 80,26 zł Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy 2,45% 117,75 zł FGŚP 0,10% 4,81 zł Suma składek pracodawcy: 984,28 zł
-
Obliczanie całkowitego kosztu pracodawcy:
Wynagrodzenie brutto + Suma składek pracodawcy = Całkowity koszt pracodawcy
4806 zł + 984,28 zł = 5790,28 zł
-
Obliczanie składek potrącanych z wynagrodzenia pracownika:
Składka ZUS (pracownik) Stawka procentowa Kwota (4806 zł brutto) Emerytalna 9,76% 469,07 zł Rentowa 1,50% 72,09 zł Chorobowa 2,45% 117,75 zł Suma składek społecznych pracownika: 469,07 zł + 72,09 zł + 117,75 zł = 658,91 zł
Podstawa wymiaru składki zdrowotnej: 4806 zł - 658,91 zł = 4147,09 zł
Składka zdrowotna (9% z 4147,09 zł): 373,24 zł
-
Szacunkowe wynagrodzenie netto pracownika ("na rękę"):
Po odjęciu wszystkich składek pracownika oraz zaliczki na podatek dochodowy (przy standardowych kosztach uzyskania przychodu i kwocie zmniejszającej podatek), pracownik otrzyma na rękę około 3605,85 zł.
Jak widać, całkowity koszt zatrudnienia pracownika zarabiającego najniższą krajową w 2026 roku wynosi 5790,28 zł, podczas gdy pracownik otrzymuje na rękę znacznie mniej. To pokazuje, jak duża jest różnica między brutto a całkowitym kosztem pracodawcy.
Przykład 2: Koszt zatrudnienia przy wyższym wynagrodzeniu (np. 7000 zł brutto)
W przypadku wyższego wynagrodzenia, na przykład 7000 zł brutto, mechanizm obliczeń pozostaje ten sam, ale kwoty składek oczywiście rosną proporcjonalnie. Oznacza to, że narzut na wynagrodzenie, czyli suma składek ZUS finansowanych przez pracodawcę, będzie również wyższy. Im wyższe wynagrodzenie brutto, tym większe obciążenia z tytułu składek społecznych i zdrowotnych po obu stronach zarówno pracodawcy, jak i pracownika. Warto jednak pamiętać o rocznym limicie podstawy wymiaru składek emerytalno-rentowych, o którym opowiem w kolejnej sekcji.
Kluczowe obowiązki pracodawcy związane z ZUS: O czym nie możesz zapomnieć?
Jako pracodawca, masz szereg obowiązków wobec ZUS, których należy przestrzegać. Ich zaniedbanie może prowadzić do poważnych konsekwencji finansowych i prawnych. Oto najważniejsze z nich:
-
Zgłoszenie pracownika do ZUS
Musisz zgłosić nowego pracownika do ubezpieczeń społecznych i zdrowotnego w ZUS w terminie 7 dni od daty powstania obowiązku ubezpieczenia. Datą powstania obowiązku ubezpieczenia jest zazwyczaj dzień nawiązania stosunku pracy, czyli dzień określony w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy. -
Terminowe opłacanie składek
To jeden z najważniejszych obowiązków. Składki ZUS należy opłacać terminowo, zgodnie z ustalonymi datami. Opóźnienia w płatnościach mogą skutkować naliczeniem odsetek za zwłokę, a w skrajnych przypadkach nawet karami finansowymi.
-
Roczny limit podstawy wymiaru składek
Istnieje roczny limit podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jest to tzw. 30-krotność prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia miesięcznego. Po przekroczeniu tego limitu w danym roku kalendarzowym, pracodawca i pracownik przestają opłacać składki na ubezpieczenia emerytalne i rentowe. Jest to istotne dla pracowników zarabiających wysokie pensje, ponieważ w pewnym momencie roku ich wynagrodzenie netto może znacząco wzrosnąć.
Czy można obniżyć koszty ZUS? Dostępne ulgi i zwolnienia
Chociaż koszty ZUS są znaczącym obciążeniem, istnieją pewne ulgi i zwolnienia, które mogą pomóc je zoptymalizować. Warto o nich wiedzieć i, jeśli spełniasz warunki, z nich skorzystać:
-
Zwolnienie z opłacania składek na Fundusz Pracy i FGŚP
Ta ulga dotyczy pracowników powracających z urlopów związanych z rodzicielstwem. Pracodawca jest zwolniony z opłacania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy oraz Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych za pracowników powracających z urlopów macierzyńskich, rodzicielskich lub wychowawczych. Jest to wsparcie dla pracodawców zatrudniających rodziców.
-
Przeczytaj również: Dotacje na pracownika: PUP, PFRON, KFS ile możesz zyskać?
Zwolnienia ze składek dla pracowników w określonym wieku
Istnieją również zwolnienia z opłacania składek na Fundusz Pracy i Fundusz Solidarnościowy za pracowników, którzy osiągnęli określony wiek. Dotyczy to kobiet po ukończeniu 55 roku życia oraz mężczyzn po ukończeniu 60 roku życia. To zachęta do zatrudniania osób starszych i utrzymywania ich aktywności zawodowej.
